Контроль посещаемости офиса — только начало. Углубляемся в административную аналитику

В актуальном конкурентном бизнес-ландшафте, важнее чем когда либо, чтобы рабочие места были значимы для работников, клиентов и инвесторов. Привлечение лучших сотрудников, увеличение продуктивности, включение инноваций и улучшение опыта сотрудников — ключевые цели, чтобы достигать большего.
Передовые компании отслеживают использование объектов недвижимости, в том числе посещаемость офиса использование рабочих мест. Компании анализируют эксплуатацию объектов недвижимости, чтобы улучшать свое окружение и привлекать лучших талантов, и вы тоже должны этим заняться.

Что такое административная аналитика

Административная аналитика — это сбор сведений от том, как ежедневно используются рабочие места. Данные об использовании офисного пространства — это один из типов данных, которые можно собирать с помощью датчиков, электронных пропусков, опросов или наблюдений, и интегрировать в общий data lake people-аналитики.
Менеджеры могут использовать эти сведения для перехода к опережающим позитивным изменениям в культуре компании и рабочей среде. Например, это может быть переход от закрепленных рабочих мест к гибким офисным пространствам и удаленной работе. С момента начала пандемии многие компании сделали подобные изменения и получили возможность урезать затраты на офис и оптимизировать использование пространств. После анализа использования рабочих мест подразделениями, можно пересадить людей так, чтобы команды оказались ближе друг к другу, улучшили подвижность (да, прям так и написано 😄 — прим. переводчика), увеличили рабочие связи и стали продуктивнее.

Зачем использовать административную аналитику и данные о рабочих местах

Некоторым может показаться, что аналитика объекта может быть слишком навязчивой, но при правильном выполнении она может стать важным инструментом для улучшения общего опыта на рабочем месте. Вот несколько примеров того, с чем может аналитика рабочего времени и посещаемости:

• Лучшие дни для митингов (отслеживайте дни, когда большинство сотрудников находится в офисе).
• отслеживания тенденций общения и командной работы, по анализу коммуникаций между сотрудниками с использованием ежедневных опросов
• Выгорание сотрудников и рабочая нагрузка, чтобы определить, какие факторы приводят к текучести кадров.
• Перемещение в офисе, чтобы узнать, где находятся рабочие места сотрудников по сравнению с тем, где они на самом деле работали.
• Гостевая политика и анализ близости, чтобы менеджеры могли видеть, кто использует столы для посетителей и нужно ли больше мест.
• Энергосбережение, например, изменение температуры или добавление датчиков движения в неиспользуемые рабочие места.
• Планирование питания сотрудников
• Отслеживание инфекционных заболеваний (например, COVID-19) для выявления и снижения рисков в организации, зная, кто находится в офисе в любой день.

Административные данные в people аналитике также могут быть использованы для отслеживания продуктивности работников. Если вы обнаруживаете, что команды тратят много времени, чтобы добираться на встречи, Вы могли бы переместить команды ближе или поощрять собрания онлайн, чтобы сэкономить время для основной работы. Кроме того, если кто-то слишком много проводит времени в офисе, Вы могли бы вмешаться, чтобы предотвратить выгорание из-за переработок.

Как использовать сведения о посещаемости для вашего объекта на будущее

Офисы дают общение, возможности для творчества и совместной работы. Вы должны создавать рабочую среду, отвечающую этим и многим другим потребностям.
COVID-19 изменил рабочее место, каким мы его знали. Пандемия дала многим людям почувствовать вкус удаленной работы, которой у них никогда не было. Удаленщиков так много, что компании начинают понимать, что традиционные с 9 до 17 в офисе уже не нужны. Исследования показывают, что до 60% компаний в настоящее время используют гибридные графики, когда сотрудники могут работать из дома и в офисе. 
Эта новая нормальность на рабочем месте потребует и нового мышления, когда дело доходит до управления сотрудниками и офисами. Когда вы объединяете данные опросов, административную аналитику и ​​свою HRIS, вы поймете, как лучше всего достичь бизнес-целей и потребностей сотрудников по командам, блокам или удаленности от офиса.

Способ сбора аналитики об использовании рабочего места

Wifi

Административная аналитика может быть связана с people аналитикой и обеспечивать более глубокое понимание сотрудников. Датчики WiFi можно использовать для отслеживания перемещений сотрудников и использования публичных пространств офиса. Затем эти данные можно использовать для корректировки планировки офиса, а также графиков уборки. Кроме того, WiFi можно использовать для отправки предупреждений сотрудникам, когда они входят в ту или иную зону.

Мобильные приложения

Мобильные приложения можно использовать, например, для мониторинга аналитики посещаемости, отправки уведомлений и предупреждений, а также обеспечения контроля доступа к определенным областям офиса.

Системы бронирования рабочих мест

Системы бронирования позволяют сотрудникам гибких офисов заранее подавать заявки на использование рабочих мест. Кроме того, их можно использовать для анализа местоположения, например, для отслеживания использования сотрудниками мест общего пользования.

Данные об использовании пропусков

Такие данные собираются помощью электронных пропусков, которые носят сотрудники. Эти данные можно использовать для отслеживания перемещений и выявление тенденций, а также для более надежного отслеживания посещаемости и улучшения безопасности.

Административная аналитика — это мощный инструмент, который можно использовать для улучшения условий труда сотрудников и повышения производительности. Продукт OneModel связывает данные об использовании вашего объекта недвижимости с другими информационными ресурсами, такими как информационная система управления персоналом (HRIS) и опросами о рабочем пространстве, чтобы вы могли улучшить производительность и лидировать в конкуренции.

Перевод статьи Attendance Tracking is Only the Beginning. Let’s Dive into Facility Analytics. Блог OneModel, автор Jamie Strnisha, 11.01.2023 16.01.2023