Главные функции корпоративных интранет-порталов в 2024

Бизнес постоянно ищет новое, чтобы улучшить внутренние процессы. Добро пожаловать в динамичный мир корпоративных интранет-порталов, где инновации встречаются с необходимостью обеспечения бесперебойной коммуникации и сотрудничества.

Современные корпоративные порталы предлагают целый спектр инструментов и возможностей, повышающих эффективность вашей организации. Прошли времена скучных интерфейсов и громоздких систем — сегодняшние интранеты стильные, интуитивные и насыщенные функциями, которые отвечают разнообразным потребностям любой рабочей среды.

Давайте рассмотрим ключевые функции современных корпоративных интранетов, актуальных в 2024 году.

8 важных функций интранет-порталов на 2024 год

«На протяжении почти 20 лет я говорил о пяти основных задачах интранетов: контент, коммуникация, культура, сотрудничество и социальная активность», — говорит James Robertson, владелец Step Two Designs и автор книг Essential Intranets и Designing Intranets.

Две из этих задач мы можем считать почти само собой разумеющимися, добавляет он. «Интранеты всегда будут основным источником информации для сотрудников и играть ключевую роль в обеспечении внутренних коммуникаций». Однако, продолжает он, какие же ключевые функции должны иметь современные интранет-порталы сегодня?

1. Панель запуска приложений

Один из ключевых элементов интранета — это панель запуска приложений, говорит Robertson, — «набор ссылок на корпоративные приложения, который каждый пользователь может персонализировать под себя».

Панель запуска приложений служит в качестве шлюза или отправной точки для сотрудников, позволяя им быстро находить и запускать необходимые для выполнения задач программы, инструменты и ресурсы. Такая функция предлагает более удобный пользовательский опыт по сравнению с необходимостью запоминать множество URL-адресов или искать нужные приложения.

2. Искусственный интеллект

Во многих отраслях ИИ находится в центре внимания — и корпоративные интранеты не являются исключением, говорит Dori Gray, директор по стратегии в Social Edge Consulting.

«Платформы интранетов интегрируют ИИ во множестве направлений: от улучшения поиска до чат-ботов, которые могут отвечать на вопросы сотрудников, а также создания контента и многого другого. Любой интранет, который стоит рассматривать, должен иметь ИИ в своем плане развития».

Anna Kaley, старший специалист по пользовательскому опыту в Nielsen Norman Group, подчеркивает важность качественного поиска, который может быть значительно улучшен с помощью искусственного интеллекта.

«Многие сотрудники в наших исследованиях часто говорят, что ожидают, что поиск в интранете будет работать как Google, но часто он не оправдывает этих ожиданий. Команды могут использовать ИИ для улучшения результатов поиска, при этом некоторые компании применяют обработку естественного языка для лучшего понимания намерений сотрудников при поиске и более релевантного отображения результатов».

3. Персонализация

«Персонализация — это ключевая функция для улучшения опыта сотрудников, и интранеты интегрируют её как никогда раньше», — говорит Gray.

Сотрудники могут войти в систему и видеть только новости и информацию, которые актуальны именно для них и их положения в компании, вместо того чтобы просматривать нерелевантный контент.

«Компании ищут такие порталы, которые не только персонализируют и направляют сотрудников к нужной информации, но и выдают эту информацию в нужный момент».

4. Значимые интеграции

По словам Robertson, интранеты наконец начали предоставлять значимые интеграции с ключевыми бизнес-системами, например с разнообразными HR-Системами. Эти интеграции способны упростить рабочие процессы и улучшить пользовательский опыт за счет бесшовного перехода между различными приложениями.

«Будь то отображение в интерфейсе типа «карточка» или представление в виде «цифрового ассистента», выведение персонализированных задач на экран меняет правила игры для компаний и становится реальной добавленной ценностью для интранетов», — сказал он.

5. Контактная информация сотрудников

«Повторяющаяся основная задача, о которой упоминают сотрудники в нашем исследовании интранетов, — это поиск контактной информации коллег», — говорит Kaley.

Независимо от того, работают ли сотрудники удаленно, гибридно или в офисе, им необходимо легко и быстро связываться с коллегами, добавила она. Наиболее востребованная контактная информация включает:

• Должности
• Электронные адреса
• Номера телефонов
• Руководителей
• Положение в организационной структуре

«Такие функции, как профили сотрудников с актуальными фотографиями и приоритетными типами информации, а также индексирование и ранжирование в результатах поиска по соответствующим ключевым словам, помогают решить эту задачу пользователей».

6. Укрепление корпоративной культуры

Robertson отмечает, что интранеты могут укрепить корпоративную культуру и подчеркнуть вклад сотрудников в общий результат.

«Сфокусировавшись на культурной цели, интранеты могут многое сделать для укрепления корпоративной культуры, будь то через специализированный брендинг, увлекательный контент или признание заслуг коллег».

Создавая платформу для обмена ценностями компании, празднования достижений и обеспечения открытых каналов связи, интранеты служат виртуальным центром для построения и поддержания позитивной корпоративной культуры.

7. Простые навигация по разделам и инструментам

Сотрудники вынуждены справляться с обилием цифровых инструментов, программ и ссылок. Многие порталы содержат только сухие описания корпоративных инструментов, перегруженные профессиональным жаргоном, вместо того чтобы использовать понятные названия. Современные интранеты должны использовать четкие и согласованные метки для всего, от навигации до инструментов.

«Кроме того, важно предоставлять контекст для каждого инструмента (для чего он используется, когда сотрудники могут его использовать, требования к VPN и т.д.), так как новые сотрудники не всегда знают, какие инструменты для чего и когда использовать (например, когда используем Slack, а когда — Teams?)».

Современные порталы дают пользователям возможность сохранять ссылки на инструменты и организовывать свое рабочее пространство, редактируя названия инструментов и ссылок, а также добавляя личные комментарии по своему усмотрению, не меняя URL.

8. Единая панель управления

Раньше интранеты пытались быть всем для всех — и это никогда не срабатывало, говорит Gray. «Сотрудники используют разные инструменты для разных целей, и один единственный интранет не мог охватить все».

К счастью, лучшие платформы интранетов осознали это и теперь функционируют как «единая панель управления».

«Это означает, что сотрудники могут просматривать и получать доступ ко всем приложениям и инструментам, необходимым для выполнения их работы, непосредственно через интранет. Еще одно преимущество этого подхода заключается в том, что интранет может предоставлять контекст для этих инструментов, информируя сотрудников о том, для чего каждый инструмент предназначен и для кого он».

Главные тенденции развития интранетов в ближайшие 5 лет

ИИ — самый большой тренд, говорит Gray. «Пять лет назад никто не говорил о внедрении ИИ в интранеты, а сегодня каждая крупная платформа либо уже включает ИИ, либо планирует его интеграцию. Партнеры разработчиков корпоративных порталов также инвестируют в развитие ИИ, чтобы дополнить возможности платформ».

В следующие пять лет она ожидает значительных изменений в том, как интранеты будут поддерживать рабочие процессы. «Цифровое рабочее пространство в целом будет выглядеть совершенно иначе благодаря ИИ».

Robertson добавил, что мы также увидим, что разные инструменты подходят для различных сценариев поиска информации.

«Если вы ищете конкретный документ, вы воспользуетесь поиском; если вам нужен ответ, вы обратитесь к решению на основе генеративного ИИ; а если вы не знаете, что именно искать, вы будете просматривать интранет. Важно, что все три опыта будут опираться на одну структурированную и управляемую базу контента — интранет».

Еще одно большое изменение, которое ожидает интранеты? Сотрудничество будет всё больше перемещаться в другие инструменты, такие как Slack и Microsoft Teams, объясняет Gray.

«Эти инструменты упростили обмен знаниями, поэтому сотрудники перестали использовать интранеты для этих целей. В результате компании сейчас сосредоточены на том, чтобы предоставить единый источник правды среди множества сообщений в Slack или Teams. Хотя это может показаться потерей, этот сдвиг сделал интранеты более сильными, устранив лишний шум и предоставив наиболее точный и релевантный контент».

Перевод статьи Top 8 Intranet Features in 2024, автор Michelle Hawley от 08.10.2024