Руководство по ресурсному анализу численности персонала

Для принятия эффективных кадровых решений необходимо понимать сильные и слабые стороны вашего предприятия, а также будущие потребности в рабочей силе. В этом поможет ресурсное планирование численности персонала.

Что такое ресурсный анализ численности?

Ресурсный анализ численности — это процесс сбора, анализа и интерпретации данных для оценки состояния рабочей силы предприятия и перевода собранных сведений в структурированную информацию, которую можно использовать для планирования будущих потребностей в рабочей силе. Состояние рынка труда сравнивается с оценкой потребности организации в персонале. Так организации смогут найти приемлемое решение для выявленных разрывов.
Ресурсное планирование численности использует более широкий подход, чем people-аналитика, используя данные как о численности сотрудников, так, например, и о рентабельности инвестиций, чтобы принимать обоснованные решения о найме, удержании сотрудников и об управлении персоналом в целом. Это имеет ключевое значение для стратегического планирования рабочей силы.
В общем случае, ресурсный анализ численность включает в себя три элемента:

Анализ предложения рабочей силы

Анализ предложения оценивает текущее состояние организации, включая количество сотрудников, набор их навыков и качественные данные о персонале. Прогнозы делаются на основе показателей текучести кадров — сокращений, выходов на пенсию, продвижений по службе и увольнений, которые произошли на данный момент, — чтобы понять, как это повлияет на доступный трудовой ресурс в будущем.
После этого аналитик создает прогноз описывающий то, как рабочая сила организации будет выглядеть в будущем, если не будут внесены изменения или предприняты действия в рамках набора или обучения.

Анализ спроса на рабочую силу

Анализ спроса позволяет предсказать, как будет выглядеть рабочая сила организации в будущем, на основе широкого спектра факторов, таких как:

• запуск новых продуктов,
• проблемы бизнеса,
• конкуренция,
• изменение рынков труда и многое другое. 
  Эта модель анализа учитывает как внутренние, так и внешние влияния, а также будущее направление бизнеса и рабочую силу, необходимую для достижения его целей и задач.

Гэп-анализ рабочей силы

Гэп-анализ — это сравнение анализа предложения и спроса. Тут выявляются любые разрывы между текущей структурой рабочей силы организации и ее будущими ожидаемыми потребностями, оценивается нехватка или избыток. Рассматривается несколько сценариев и выбирается тот, который является наиболее важным и наиболее вероятным.

Зачем нужно проводить анализ численности?

Конкуренция в бизнес-окружении растет, поэтому, если организациям нужно удовлетворять свои потребности и расти, им необходимо регулярно апдейтить свою бизнес-стратегию, используя ряд данных о рабочей силе для принятия Data-driven стратегических решений. Ресурсный анализ численности позволяет компаниям лучше понять свою текущую рабочую силу, например:

• Являются ли расходы на персонал достаточными или избыточными?
• Где не хватает рабочих рук?
• Где есть пробелы в навыках на критических ролях?
• Какие характеристики есть у высокоэффективных сотрудников?
• Какие виды обучения, которые имеют наиболее рентабельны?
• Где не хватает обучения?

Эти ценные сведения могут оказать положительное влияние прибыль предприятия.

Оценка текущих расходов на персонал и рекрутинг

Ресурсный анализ численности может помочь определить, являются ли расходы компании на персонал оптимальными или их необходимо увеличить / уменьшить. Некоторые стратегии найма могут быть отвергнуты как неэффективные. Затем HR может предпринять шаги, чтобы улучшить свой подход и удвоить эффективность наиболее эффективных способов.
Ресурсный анализ численности также помогает компаниям определить ключевые навыки и модели поведения, необходимые для достижения успеха в той или иной роли. Таким образом, они могут нанимать на основе этих характеристик в будущем. Выводы также могут помочь организациям избежать предвзятых решений о найме, сократить неэффективные инициативы по обучению и многое другое.

Прогнозирование будущих кадровых проблем

Ресурсный анализ численности также поможет предприятиям определить уровни и типы персонала, необходимые по мере развития бизнеса. Это помогает поддерживать оптимальную численность и позволяет менеджерам принимать более обоснованные решения о переводе и увольнении. В то же время они могут избежать потери ключевых компетенций и лучших талантов.
Вы сможете заранее определить пробелы в скиллах сотрудников и соответствующим образом спланировать их закрытие. Организации могут предлагать существующим сотрудникам дальнейшее обучение, развивать потенциал, устанавливать контрольные показатели производительности и намечать пути преемственности для наиболее перспективных талантов.
Другими словами, вы можете эффективно корректировать свою стратегию управления талантами.

Улучшение корпоративной культуры

Помимо экономии времени и денег, ресурсный анализ численности также может способствовать укреплению команд и улучшению корпоративной культуры. Можно отслеживать уровень производительности и нежелательное поведение сотрудников. Используя эти результаты, предприятия могут повысить уровень удержания своих наиболее эффективных сотрудников, определяя триггеры текучести кадров.
Это помогает руководителям понять, какие факторы способствуют привлечению эффективных сотрудников, и разработать стратегии мотивации персонала, что должно приводить к большей удовлетворенности сотрудников и моральному духу команды.

Как провести анализ численности персонала

1. Определите бизнес-вызов, с которым вы имеете дело

Первый шаг в проведении ресурсного анализа численности обусловлен планами и целями бизнеса. Вам необходимо будет учесть внешние факторы, такие как конкуренция, расширение или сужение рынков, наличие рабочей силы в регионе и многое другое. Например, если вы планируете запустить новую линейку продуктов в течение следующих 12 месяцев, вам нужно будет знать, сколько новых сотрудников вам требуется (если они есть), а также основные компетенции сотрудников, чтобы добиться успеха.

• Обладает ли ваш трудовой ресурс навыками, необходимыми для запуска новой линейки продуктов с минимальным обучением?
• Хорошо ли они отреагируют на изменения и будут лояльны организации?
• Если вам нужно нанять больше сотрудников, то сколько?
• Найдете ли вы на рынке труда тех, кто обладает необходимыми навыками?
• Что нужно сделать, чтобы привлечь и удержать этих сотрудников?
• Что еще повлияет на количество необходимых вам сотрудников?

2. Соберите подходящие данные

Как только вы определите проблему, которую хотите решить, следующим шагом будет сбор соответствующих данных. Это могут быть количественно-качественные показатели персонала, оценки навыков, данные о производительности, данные о пройденном обучении, результаты опроса сотрудников.

3. Выберите правильный метод анализа

Решите, какой метод лучше всего подходит для анализа ваших наборов данных. Вот некоторые из наиболее распространенных:

Анализ тренда

Анализ тренда — это сравнение данных за определенный период в прошлом для выявления любых тенденций. Вы можете использовать сильные тренды для принятия будущих решений. Например, если компания замечает, что продуктивность сотрудников со временем постепенно снижается, следует определить причину и работать над повышением производительности. 

Корреляционный анализ

Корреляция — оценка связи между двумя переменными. Например, организация может определить, вызывает ли отсутствие обучения низкую вовлеченность сотрудников.

Предиктивный анализ

Предиктивный анализ использует комбинацию исторических данных, алгоритмов и методов машинного обучения для прогнозирования вероятности будущих результатов (не только чисел, но и поведения) на основе прошлых данных, чтобы предприятия могли делать точные прогнозы.

Предписывающий анализ

Предписывающий анализ опирается на исторические данные. Обычно он используется после предиктивного анализа для планирования наиболее подходящего плана. 

Диагностический анализ

Диагностический анализ выявляет причины успеха или неудачи сотрудников, которые можно использовать для исправления ошибок и повышения эффективности бизнеса. Например, если существует тенденция снижения коэффициента удержания сотрудников по мере повышения уровня продвижения по службе, диагностический анализ поможет вам понять, почему это происходит. Обращайтесь к своей команде по HR-аналитике или в отдел данных за помощью в выборе правильного типа анализа и проведении анализа.

4. Проанализируйте и представьте результаты

После того, как вы выбрали наиболее подходящий метод анализа, следующим шагом будет проведение анализа, а затем представление результатов бизнес-спонсорам и заинтересованным сторонам. Можно представить результаты в виде дэшборда или в виде отчета — здесь важно, чтобы результаты были четкими и понятными. Здесь будут чрезвычайно полезны визуальные элементы, особенно при передаче сложных идей.

5. Определите, какое действие вы собираетесь предпринять

Последним шагом в проведении анализа рабочей силы является определение плана. Например, если ваши результаты указывают на будущую нехватку навыков в течение следующих 12 месяцев, сейчас самое время спланировать, как этого избежать. Это может означать обучение существующих сотрудников или наем необходимого количества новых с нужными навыками и их интеграцию в существующую команду.

В заключении

Рабочая сила является жизненно важным бизнес-ресурсом для любой организации. Определение того, как вы можете максимизировать его возможности с помощью ресурсного анализа численности, поможет вам эффективно планировать ваши трудовые ресурсы.

Перевод статьи Workforce Analysis: HR’s Introduction and Guide в блоге AIHR от 15.02.2022, Автор Shani Jay