Анализ рабочего времени и выходов на смену помогает организациям использовать данные по своим кадрам для улучшения процесса принятия решений. Ниже приводятся четыре причины включить их в свои программы управления персоналом.

Организации, где движущей силой являются почасовые сотрудники, сталкиваются с необычными проблемами, стремясь увеличить производительность удержанием сотрудников. Для соблюдения баланса между благополучием сотрудника и отработанным временем требуется внимательное управление персоналом и грамотное составление расписания. Без этого пострадают и сами сотрудники, и их компания, а важная работа будет прерываться, откладываться или оставаться незавершенной.

Многие организации медицинской, розничной и гостиничной сфер, заводы и производства зависимы от почасовых работников, поэтому для поддержания своей конкурентоспособности компаниям крайне важно разумно управлять расписанием и учитывать потребности своего персонала. Анализ рабочего времени поможет собрать воедино и разобраться в информации по персоналу для улучшения управления ими и для принятия максимально полезных решений.

Эти функции, включенные в управленческие программы, дадут вам преимущество в руководстве самым важным и дорогим ресурсом — людьми.

Чем может помочь анализ смен и рабочего времени

Рестораны и больницы, где не хватает сотрудников, задержки производства в несколько месяцев, сокращенные часы работы магазинов — примеры проблем в управлении персоналом вокруг нас, а с пандемией они только увеличились. Этот анализ дает руководителям как бы новую более мощную лупу для изучения персонала. Таким образом, организации могут сделать следующее:

1. Оптимизировать расписание и сократить расходы

Прогнозирование времени и места пикового спроса организации могут увеличить количество сотрудников до необходимого в самое популярное время, а в менее загруженное — уменьшить. Анализ закономерностей с помощью искусственного интеллекта может предупредить руководителей о грядущих изменениях или сезонности и определить ранее незамеченные недочеты в расписании. Имея больше информации о том, когда и где именно нужны сотрудники, компании смогут легко проверить различные варианты графика работы персонала для соответствия спросу и сокращения расходов.

2. Сократить ненужную сверхурочную работу и взять под контроль прогулы

Сверхурочная работа оплачивается выше, и если её тщательно не планировать и не контролировать, она ударит по бюджету компании. Аналитика может помочь организации определить, где и когда набираются часы переработки, и переделать расписание, чтобы избежать ненужной сверхурочной работы. Если компания проведет анализ шаблонов отсутствия сотрудников на работе, то сможет обнаружить причины отгулов, распознать взаимосвязь между ними и переработкой, обратить внимание на проблемы с производительностью, и обеспечить замену для приболевшего работника.

3.  Избежать потерю дохода и уменьшить кражу времени

Если потерять часть прибыли из-за сокращения часов работы, а потом из-за недостаточного количества персонала, то накопится неприятная сумма. При помощи аналитики организации смогут принимать взвешенные решения по потенциальной выручке и оправданности увеличения количества сотрудников. Также аналитика поможет с проблемой дыр в расписании, которые ведут к непонятным часам работы, длинным очередям и недовольным покупателям. 

Кроме того, манипуляции с отработанным временем, то есть когда работники указывают больше часов, чем проработали на самом деле, можгут влететь в копеечку любой организации. По данным опроса, проведенного Software Advice, 43% ответивших сотрудников преувеличили количество отработанных за смену часов. Специальная программа для контроля этого аспекта лучше, чем бумажные ведомости или часы, измеряющие продолжительность труда персонала. Она позволяет решить эту проблему, отмечая время прихода и ухода работников.

4. Улучшить удержание сотрудников

Понятно, что среди почасовых сотрудников высокая текучка, а поиск кандидатов остается одной из главных задач предприятий. Чтобы улучшить этот аспект, аналитика может увеличить гибкость и сократить профессиональное выгорание, приняв во внимание предпочтения работников по времени их смены и упрощая процесс изменения их расписания. Согласно опросу, 87% респондентов признали гибкость как крайне важный момент для их удержания.

Внедрение аналитики в программы управления персоналом с помощью Visier

Специальные приложения для контроля смен и отработанного времени от Visier дадут покупателям доступ к инсайтам, необходимым для управления расходами, сокращения пустых трат и увеличения дохода, в режиме реального времени. Новые инсайты будут касаться следующих моментов:

— Сверхурочная работа: моделирование того, когда и где имеются переработки, прогнозирование воздействия отгулов на её количество, оптимизирование процесса поиска замены в течение короткого промежутка времени.

 — Численность персонала: отслеживание количества сотрудников различных отделов и отработанного ими времени.

— Текучка: отслеживание числа уволившихся почасовых работников.

— Загрузка: определение, где сотрудники недогружены или перегружены.

Перевод статьи Workforce Management Software Needs Time and Attendance Analytics—Here’s Why из блога компании Visier