5 способов начать работать асинхронно

Мы привыкли к синхронизированной работе с коллегами, а термин «нескоординированность» воспринимается как что-то нехорошее и предполагает, что мы больше не часть четко отлаженного механизма. Совместное нахождение в одном месте в одно время являлось основным вариантом работы в течение сотен лет.

Проблема в том, что теперь мы слишком скоординированы. Те возможности, которые предлагают современные инструменты взаимодействия на смену старому представлению о работе, на самом деле создали больше проблем.  Сейчас нас многое отвлекает: нам приходится делать то, что требуется на собрании, следить за сообщениями на различных каналах и в разных чатах, проверять электронную почту и отвечать на звонки.

Польза от работы из дома постоянно или временно уменьшается, так как интеллектуальные работники утомляются из-за непрерывного труда,  это явление даже получило название «Великое переутомление».

Чтобы бороться с перегрузками от синхронного взаимодействия, важно применять в качестве полезного инструмента асинхронную работу. Перенося некоторые действия в данный формат, можно сэкономить своё время, улучшить информированность (knowledge visibility) и снизить напряжение от работы в современном формате.

Однако, если в решите привлечь крупную консалтинговую компанию к созданию презентации в 600 слайдов, не нужно использовать сложную и чисто асинхронную стратегию. Вы можете внедрять элементы несинхронизированной работы практично и малыми порциями, чтобы получить передышку от «Великого переутомления».

Ниже приводятся несколько простых способов, как это сделать.

1. Заметки для собраний

Применение подобных заметок — простой способ введения асинхронной работы, который никто особо не замечает. В сущности, он позволяет внести свою лепту на собрании, до и после него. Заметки могут касаться плана собрания, содержать ответы на вопросы, идеи и проблемы, к которым можно обратиться в любое время.

Внося свой вклад в обсуждение до и после собрания, мы формируем асинхронное поведение и получаем больше гибкости в выборе времени внесения своей лепты в общее дело, получаем больше времени для реакции или ответа и создаем более инклюзивную среду, где у всех равное право на свое мнение.

К примеру, можно спросить участников, какие преграды на пути к успеху собрания они видят до самого собрания, ответить на вопрос, заданный на собрании, после встречи или привлечь всех присутствующих к обсуждению ключевых вопросов, чтобы каждый получил возможность высказаться еще до встречи.

Заметки для собрания легко сделать, сейчас имеется множество инструментов для этого, начиная с виртуальных блокнотов типа OneNote и Evernote, пространств для групповых обсуждений вроде Slack или Teams channels, до протоколов встреч и чатов во время самих виртуальных собраний.

2. Собрания

Регулярные повторяющиеся планерки или просто встречи команд фактически стали на сегодняшний день признаком производительности. Они демонстрируют, что мы присутствуем, что делимся своей напряженной деятельность с другими, и что мы все ещё существуем в этом рассредоточенном рабочем мире.

Но они и отнимают много времени. Никто не спорит, что мы делимся важной информацией. Знание того, над чем работают коллеги, с кем они встречаются, какие препятствия и возможности они встречают на своем пути, конечно же полезно. Но обязательно ли все это делать при живой встрече?

Есть несколько вопросов, ответы на которые помогут определить, стоит ли сделать встречу асинхронной:

— Нужна ли нам двусторонняя беседа? Если нет, она может быть и несинхронизированной.

— Пытаемся ли мы найти какое-то решение? Если нет, пусть будет асинхронно.

— Пытаемся ли мы достичь консенсуса? Этот процесс может даже быть несинхронным благодаря ряду специальных инструментов для голосования.

— Знакомимся ли мы с новыми людьми? Для формирования новых взаимоотношений предпочтительнее организовывать беседы вживую. В других случаях асинхронные встречи тоже хорошо работают.

Организовать такую встречу просто. Назначьте её временные рамки, чтобы все их знали, это гарантия результативности. Добавьте план собрания с максимальным количеством подробностей, только если это не повторяющаяся встреча типа планерки. Разместите первый вопрос или утверждение в каком-либо инструменте для взаимодействий, например, Teams или Slack channel, Workplace или Jive. Донесите его до всех участников, проверьте, все ли в курсе своих обязанностей.

Ничто не мешает нам пробовать применять асинхронные встречи, мы ведь видим, как адаптируются к ним участники; понимаем, какие встречи эффективны в данном формате, а какие нет. При необходимости всегда можно вернуться к видео собраниям.

3. Координирование работы

Так как способов координирования работы очень много, даже неудивительно, что мы останавливаем свой выбор на собраниях. Но если хорошенько подумать, чего мы стремимся достичь, найти асинхронную альтернативу будет проще.

Как мы сообщаем о том, что делаем? Можно использовать сообщения или посты, как при рассинхронизированных собраниях для информирования об обновлениях и изменениях.

Есть ли у нас управление задачами и проектами? Применение визуальных инструментов управления задачами не только даст другим знать, что мы делаем, но и скоординирует с работой других и поможет получить их содействие. Инструменты Asana, Trello и Planner идеально подходят для управления совместными и визуальными задачами и проектами, и они все асинхронные. Синхронизация потребуется только для решения проблем.

Выполняем ли мы работу вместе? Виртуальные доски, например, Mural, Miro and Microsoft Whiteboard, позволяют асинхронно проводить неструктурное планирование и создавать ментальные карты. Можно легко расписать структуру целей, рисков и так далее, а затем пригласить остальных поделиться мнением и идеями.

4. Презентации и объявления

Когда вы в последний раз могли заняться другим делом, если какие-то аспекты собрания вас не касались? Может быть, вы просто сидели, слушая чью-то важную презентацию, а сообщения все приходили и приходили, при этом вашего участия в презентации не требовалось, и вы попросту решили воспользоваться этим временем для своих дел?

Использование презентации в записи позволяет участникам посмотреть её в удобное для них время и поставить её на паузу, если есть необходимость решить какие-то срочные вопросы, создавая таким образом гибкость. Это простой способ перейти на асинхронную передачу той информации, которая не является срочной и не требует обсуждения. Ответ мы можем дать на сообщение с этим видео, но в подходящее именно нам время, при этом у нас есть возможность над ним подумать получше (а не просто для галочки «Хорошее видео, босс»).

5. Согласованность в вопросах основ асинхронной работы

Чтобы сделать асинхронную работу преобладающим вариантом, нужно собраться всей командой и согласовать основные моменты:

• Какой инструмент применять для срочного взаимодействия? — Какой инструмент использовать для несрочного? То что мы найдем здесь должно стать центром приложения наших усилий.
• Каковы разумные временные рамки для ответа на несрочные асинхронные вопросы?

Расписав стандартное ведение работы, согласуйте, какие действия ДОЛЖНЫ быть, а какие МОГУТ быть несинхронными.

Когда все вопросы согласованны внутри команды или группы, всем одновременно можно рассинхронизироваться. Главное помните, чем больше контента, тем лучше. Данный вариант работы будет успешным при наличии подробных планов, активном информировании других о своей работе, ответов, и самое главное — вопросов. Именно вопросы ведут в мир рассинхронности. Над чем вы работаете на этой неделе? С кем встречаетесь? С какими преградами сталкиваетесь? Что бы вы хотели здесь увидеть? Кто хочет кофе?

Перевод статьи 5 Ways to Get out of Sync and Get Started With Asynchronous Work, Andrew Pope от 13.02.2024