Онбординг новых сотрудников на гибрибном режиме работы

Во время пандемии компании по всему миру искали новые способы организации труда, которые ставили под сомнение давние предположения и убеждения о том, где должна выполняться работа. Многие компании, включая Microsoft, увидели преимущества гибкого рабочего режима и захотели предоставить своим сотрудникам возможность продолжать работать в гибридной среде, одновременно учитывая потребности организации.

Один из аспектов работы, который изменился в эпоху удалённой работы и продолжает развиваться, — это адаптация новых сотрудников: ключевой момент для установления связей с руководителем и командой. Многие компании адаптировались к удалённой адаптации и продолжают принимать новых сотрудников таким образом, в то время как другие возвращаются к очным программам. Мы задались вопросом: какой способ адаптации новых сотрудников является идеальным сегодня? И, в частности, как мы можем гарантировать, что новые сотрудники будут процветать — что мы определяем как получение энергии и полномочий для выполнения значимой работы — при этом поддерживая гибкость?

Наши недавние исследования, основанные на анонимных данных сотрудников Microsoft, показывают, что новые сотрудники преуспевают, когда они чувствуют поддержку в работе так, как это лучше всего подходит им в плане времени и места. Адаптация — это ключевой момент для установления связей с новым руководителем и командой, и проведение нескольких дней лично предоставляет уникальные преимущества, однако требование присутствия на рабочем месте полный рабочий день не гарантирует успеха.

В стремлении помочь руководителям установить нормы и лучшие практики для адаптации, мы выделили три ключевых инсайта из наших собственных исследований о том, что способствует положительному опыту сотрудников и облегчает обучение в процессе гибридной адаптации.

Несколько дней в офисе приносят пользу для адаптации

Наши данные показывают, что в сравнении с новыми сотрудниками, которые никогда не встречались со своим руководителем или командой лично, те, кто проводит один-два дня в месяц с руководителем и командой в течение первых 90 дней:

• Отмечают более активную роль руководителей (+6%);
• Берутся за более значимую работу (+4%);
• Более удовлетворены процессом адаптации (+5%).

Эти результаты указывают на то, что личное присутствие в период адаптации полезно. Возможность для нового сотрудника встретиться с руководителем и командой помогает выстроить отношения, улучшить коммуникацию, развить чувство компетентности в выполнении задач, получить более сильную поддержку от коллег и повысить общую ценность процесса адаптации.

Положительный опыт адаптации важен для удержания сотрудников, так как наши данные показывают, что новые сотрудники, удовлетворённые своей адаптацией на 90-й день, в два раза чаще остаются в компании через 1,5 года.

Однако нахождение в офисе большую часть времени (более 60% рабочих дней) не приносит дополнительной пользы для краткосрочных (первые 90 дней) или долгосрочных (первый год) результатов адаптации. На самом деле, новые сотрудники, которые часто видели свою команду (более 30% рабочих дней), сообщали о значительно более низких показателях по двум важным маркерам 90-дневного периода адаптации — соответствие ожиданиям от работы (-5%) и вклад в успех команды (-6%). Более того, в течение первого года новые сотрудники, которые регулярно приходили в офис (более 60% рабочих дней), сообщали о меньших возможностях для обучения (-5%) и снижении самооценки продуктивности (-9%), что указывает на то, что частое присутствие в офисе может снижать время, необходимое для обучения и накопления знаний в долгосрочной перспективе.

Наши данные не показывают различий в восприятии карьерного опыта, приобретении новых навыков, уровня энергии от работы, а также в поддержке со стороны руководителей в первый год между теми, кто проходил адаптацию удалённо, и теми, кто проходил её на месте.

Тем не менее, некоторые группы могут извлечь больше пользы от личного присутствия

Новые сотрудники имеют разные потребности и могут требовать различных подходов к адаптации. Согласно нашим исследованиям, преимущества личной адаптации различаются в зависимости от уровня опыта новых сотрудников. В сравнении с новичками, которые адаптируются удалённо, те, кто регулярно приходит в офис:

• Получают больше энергии от работы (+9%);
• Находят свою работу более значимой (+7%);
• Чувствуют себя более включёнными в команды (+5%).

Эти результаты указывают на то, что новые сотрудники, начинающие свою карьеру, могут нуждаться в большем количестве личных взаимодействий в рамках адаптации, чтобы понять ожидания, испытать культуру и осознать, как добиваться успеха в новой среде. В отличие от них, новые сотрудники с большим опытом работы в отрасли не видят таких же преимуществ от частых посещений офиса.

Чтобы помочь новичкам на начальном этапе карьеры добиться успеха, Microsoft разработала программу Aspire Experience, которая представляет собой двухлетний путь обучения и развития, сосредоточенный на росте, построении сети контактов и поиске карьерных возможностей внутри компании. Эти мероприятия проводятся как в очном, так и в гибридном форматах. Используя наши исследования, мы скорректировали место, формат и время проведения программ и мероприятий Aspire Experience. Например, мы пригласили наших глобальных участников первого года программы Aspire посетить главный кампус в рамках их первого года опыта в Microsoft.

Предоставление таких специально организованных возможностей для новых сотрудников на начальном этапе карьеры помогает создать чувство значимости и связи с их работой и командами, в то время как более опытные новички получают гибкость в выборе места работы, что способствует их продуктивности и освоению новой роли.

Что приносит наибольшую ценность, так это более осознанный подход к адаптации

Хотя индивидуальные подходы для разных групп новых сотрудников полезны, для максимизации отдачи от программы адаптации важно предоставить ресурсы, от которых выиграют все новички. Основные факторы, которые имеют наибольшее значение, — это ясность в отношении обязанностей по роли, обратная связь о том, как они справляются, и ресурсы, которые помогут им находить ответы на вопросы. Новые сотрудники, которые получили эти ключевые элементы адаптации:

• В три-четыре раза чаще вносят вклад в успех команды в первые 90 дней;
• В пять-семь раз чаще удовлетворены своим опытом адаптации.

Необходимо, чтобы менеджеры действовали осознанно, предоставляли структуру, согласовывали ожидания от работы, назначали наставника, устанавливали этапы адаптации, давали частую и конкретную обратную связь и предоставляли список ресурсов. Новые сотрудники, чьи менеджеры активно участвуют в их адаптации, в 3,5 раза чаще удовлетворены своим опытом адаптации и в 1,5 раза чаще чувствуют, что вносят вклад в успех команды. В гибридной среде роль менеджера в адаптации является ключевым фактором удовлетворённости новых сотрудников их опытом адаптации.

В Microsoft, наряду с материалами по адаптации, мы разработали Набор Инструментов для Гибкой Работы, чтобы предоставить нашим менеджерам информацию и ресурсы для удовлетворения индивидуальных стилей работы и максимальной гибкости. Этот набор включает ресурсы по поддержке сотрудников в гибридной среде, использованию соглашений внутри команды для балансировки индивидуальных и командных потребностей, установке чётких ожиданий по совместной работе, что позволяет новым членам команды быстро адаптироваться, выявлению ключевых моментов для целенаправленного сбора сотрудников лично и использованию инструментов для проведения эффективных и инклюзивных гибридных встреч.

В конечном счёте, сотрудники получают все лучшее и от гибкой работы, и от личных встреч. Наши исследования показывают, что некоторое личное время имеет значение, но большее время, проведённое в офисе, не обязательно приносит больше пользы. Вместо этого, чтобы создать максимальную ценность для адаптации, необходимо действовать осознанно, создавать структуру и предоставлять возможность для личных встреч, при этом давая новым сотрудникам гибкость выбирать то, что работает лучше всего для их процветания в нашем гибридном мире.

Перевод статьи Onboarding New Employees in a Hybrid Workplace, Dawn Klinghoffer, Karen Kocher, and Natalie Luna, от 05.06.2024