Фреймворк HR-Tech: структура HR-систем

Чтобы оставаться конкурентоспособными, компании должны развиваться и адаптироваться к новым парадигмам в своей отрасли. В сфере управления персоналом организации сталкиваются с масштабными изменениями, связанными с рабочей средой и HR-практиками, ориентированными на данные и технологии. HR-менеджеры используют технологии для повышения эффективности, принятия более обоснованных бизнес-решений и более эффективного управления персоналом в повседневной деятельности.

Программное обеспечение и инструменты в сфере HR-технологий постоянно развиваются, чтобы удовлетворить потребности компаний, готовых воспользоваться их преимуществами. В этой статье мы рассмотрим будущие тренды HR-технологий и их роль в повышении эффективности HR-команд.

Сегодня на рынке представлено множество HCM (Human Capital Management) систем, удовлетворяющих широкий спектр HR-задач. Однако, согласно исследованию Gartner, будущее HR-систем будет связано с концепцией фреймворка HR-приложений. Этот новый подход к организации HR-систем основан на интеграции, предоставляя компаниям гибкость в выборе инструментов, которые лучше всего соответствуют их специфическим требованиям.

Что такое фреймворк HR-приложений?

Чтобы понять концепцию фреймворка HR-приложений, важно рассмотреть, что собой представляет HR-приложение. Если вы выбираете HR-программное обеспечение для внедрения, скорее всего, оно состоит из нескольких HR-приложений, которые позволяют выполнять различные функции управления персоналом, такие как управление талантами, подбор персонала, расчет заработной платы, администрирование льгот и многое другое. Некоторые технологии, например, HCM-системы, объединяют все эти модули в единой платформе. Однако разработчики HCM-решений в значительной степени полагаются на внутреннюю разработку, чтобы соответствовать потребностям клиентов в каждой из этих областей.

С другой стороны, существуют поставщики HR-приложений, специализирующиеся на одном конкретном аспекте управления персоналом. Например, можно найти инструменты, ориентированные исключительно на управление эффективностью сотрудников. Эти решения могут не входить в состав единой HCM-платформы. Чтобы избежать фрагментации и разрозненности HR-систем, современные тренды HR-технологий все больше акцентируют внимание на интеграции различных HR-приложений, что и привело к концепции фреймворка HR-приложений.

Фреймворк HR-приложений

Фреймворк HR-приложений ориентирована на концепцию связности, позволяя централизовать данные из различных сторонних решений, каждое из которых поддерживает определенные HR-функции или процессы. Многие компании привыкли видеть все функции, такие как адаптация, управление эффективностью и расчет заработной платы, в одной системе. Однако не все эти модули могут в полной мере соответствовать требованиям бизнеса, особенно в крупных организациях, где различные подразделения или регионы имеют свои уникальные требования и нормативные обязательства.

Возможность выбора технологий, которые лучше всего соответствуют этим требованиям, и их объединение в единую централизованную платформу — это будущее направление развития HR-технологий. Благодаря интеграциям и коннекторам HR-команды смогут наблюдать эволюцию HCM-систем в сторону фреймворка HR-приложений, дополненной стратегическими HR-инструментами, такими как HR-Аналитика и планирование рабочей силы.

Рассмотрим основные уровни, составляющие фреймворк HR-приложений:

HR-платформа

Первый уровень фреймворка — это HR-платформа, на которой сосредоточены все основные HR-функции. Ее цель — обеспечить пользователям удобный и единый опыт работы с HR-процессами. Централизованное выполнение административных задач значительно снижает объем бумажной работы и исключает необходимость искать данные в физических папках или Excel-таблицах.

На базовом уровне HR-система выполняет роль портала сотрудников, объединяя управление персоналом, управление рабочей силой и стратегические инструменты, работающие в связке.

Приложения для управления персоналом

• Карточки сотрудников — хранилище данных о сотрудниках с возможностью поиска и формирования отчетов.
• Самообслуживание сотрудников — сотрудники могут обновлять свои данные, например, изменять банковскую информацию для начисления зарплаты или адрес при переезде.
• Администрирование зарплат — управление выплатами, льготами, налогами и бонусами, гарантируя своевременную и точную оплату труда.
• Администрирование льгот — управление медицинскими, стоматологическими и страховыми планами, включая 401(k) и страхование жизни.

Приложения для управления рабочей силой

• Учет рабочего времени и посещаемости — отслеживание рабочего времени, включая вход и выход сотрудников, а также контроль графиков.
• Планирование смен — инструмент для составления рабочих графиков и управления загрузкой персонала.
• Управление отпусками и отсутствиями — сотрудники могут запрашивать отпуска и отгулы, а система автоматически учитывает баланс PTO и передает данные в расчет зарплаты.
• Управление эффективностью — инструменты для оценки продуктивности сотрудников, отслеживания вовлеченности и выявления перспективных работников.

Когда управление персоналом и рабочей силой объединены в единую платформу, HR-специалисты могут стратегически и эффективно выполнять HR-задачи. Однако существуют и дополнительные системы, которые помогают в управлении этими процессами:

• Система управления обучением (LMS) — создание и отслеживание программ обучения сотрудников.
• Система отслеживания кандидатов (ATS) — управление процессом найма, хранение данных соискателей, планирование собеседований и контроль ключевых HR-показателей.
• HR-Аналитика — стратегический инструмент для анализа ключевых HR-показателей, представленных в отчетах, графиках и дашбордах.
• Адаптация и увольнение — автоматизация ключевых этапов жизненного цикла сотрудника, включая электронные документы, e-подписи и передачу информации новым сотрудникам.

Единая база данных

Второй уровень фреймворка HR-приложений — это единая база данных. Она объединяет информацию обо всех сотрудниках из различных модулей и приложений, используемых в HR-процессах.

Наличие единой базы данных играет ключевую роль в аналитике и отчетности. Разрозненные данные, даже если они отображаются в одной системе, могут затруднять анализ. Возможность агрегировать информацию из разных приложений позволяет получить более глубокие и ценные инсайты. Например, сопоставление показателей текучести кадров с факторами, такими как обучение, уровень заработной платы и практика найма, может выявить важные закономерности, помогающие оптимизировать HR-процессы. Более того, стратегические решения, основанные на надежных данных, помогают компании снижать затраты на текучесть кадров.

Единая база данных также позволяет автоматизировать HR-процессы с помощью встроенных рабочих процессов. Например, процесс адаптации новых сотрудников можно значительно упростить, если данные автоматически переносятся из системы подбора персонала в систему адаптации, а затем в LMS для назначения программ обучения. Это устраняет необходимость многократного ввода одних и тех же данных и делает процесс более эффективным.

Пользовательский опыт

Последний уровень фреймворка HR-приложений — это пользовательский опыт. Это дополнительные функции системы, которые повышают удобство использования и оптимизируют HR-процессы.

Интеграция этих возможностей в HR-платформу с единой базой данных помогает HR-отделам соответствовать ожиданиям сотрудников и руководства:

• Цифровые ассистенты помогают сотрудникам находить нужную информацию и получать ответы на вопросы, обеспечивая поддержку в реальном времени.
• Управление рабочими процессами автоматизирует ключевые HR-функции, такие как адаптация, увольнение и управление компенсациями.
• Центр уведомлений оповещает пользователей о незавершенных задачах и процессах, требующих их внимания, повышая продуктивность HR-специалистов.
• Единый вход (SSO) позволяет автоматически входить во все HR-инструменты, избавляя от необходимости вводить учетные данные для каждого отдельного приложения.

Преимущества фреймворка HR-приложений

Будущее HR-технологий — это рамочная структура — (фреймворк) HR-приложений. Многие поставщики HR-решений уже переходят к этой концепции для разработки своих продуктов. Рассмотрим основные преимущества такого подхода для HR-менеджеров и бизнеса.

Автоматизация HR-процессов

Фреймворк HR-приложений открывает возможности для цифровизации всех HR-функций. Она объединяет данные и процессы, значительно сокращая время, необходимое для выполнения HR-задач. Как именно?

Благодаря модульному подходу. Согласно идее фреймворка, совместимые приложения позволяют компаниям создавать свой собственный HR-Tech стек на основе потребностей бизнеса, не жертвуя при этом связностью и централизацией данных.

Если ваш HRIS требует дополнительных таблиц в Excel или бумажных документов, этот подход поможет избавиться от громоздких бумажных архивов и сложных операций в электронных таблицах. Хранение информации на единой платформе устраняет необходимость вручную обновлять данные в нескольких системах при каждом изменении.

Кроме того, все процессы становятся более плавными. Ранее HR-отделам приходилось тратить много времени на подготовку документов для новых сотрудников и оформление льгот. Теперь можно автоматизировать эти процессы, освободив время для решения более важных задач.

Точные данные и отчетность

С единой базой данных и встроенными методами проверки данных аналитика и отчетность становятся проще и надежнее. Единый источник информации позволяет HR-специалистам получать точные и актуальные данные.

Инструменты самообслуживания дают сотрудникам возможность управлять своими данными. Встроенные механизмы подтверждения изменений или транзакций помогают HR-администраторам контролировать корректность данных. Важно также, чтобы система имела внутренние механизмы проверки данных, например, контроль диапазона дат рождения или использование единых форматов для согласованности данных.

Улучшенный опыт сотрудников

Опыт сотрудников стал одним из ключевых направлений управления персоналом. Улучшение их вовлеченности и создание культуры ответственности — это не просто лучшая практика, а критически важный фактор успеха бизнеса.

Какие преимущества дает сотрудникам фреймворк HR-приложений?

Благодаря эффективной системе, собранной из лучших HR-приложений, сотрудники получают:

• Простые и удобные процессы адаптации и увольнения
• Контроль над своими персональными данными
• Прозрачность карьерного роста
• Возможности для обучения и развития навыков
• Возможность предоставлять и получать регулярную обратную связь

Тренды развития HR-Tech

С ростом числа миллениалов в рабочей силе неудивительно, что компании все больше полагаются на технологии для ведения бизнеса. На самом деле, независимо от поколения, вы, вероятно, уже заметили рост использования технологий на своем рабочем месте. Но что это означает для HR-технологий?

Сегодня в рабочей среде можно выделить несколько ключевых тенденций, которые способствуют переходу к фреймворку HR-приложений. Рассмотрим несколько примеров.

Цифровая трансформация

Многие компании и HR-отделы уже находятся в процессе цифровой трансформации. Это означает, что организации постоянно ищут лучшие HR-инструменты и технологии, соответствующие их бизнес-потребностям. В действительности, технологии будут применяться во всех HR-функциях для оптимизации процессов и повышения их эффективности. Многие компании уже используют облачные HR-системы, а HR-команды работают с различными программными решениями для выполнения различных HR-задач.

С ростом внедрения технологий возникает потребность в интеграции и централизованном управлении огромными объемами данных, создаваемых ежедневно. Именно здесь фреймворк HR-приложений играет ключевую роль. Возможность соединять разные инструменты через интеграции улучшает HR-процессы благодаря:

• использованию HR-аналитики и данных,
• инструментам самообслуживания сотрудников,
• централизованной коммуникации,
• автоматизированным рабочим процессам,
• цифровым HR-ассистентам и чат-ботам.

Управление удаленной работой

Время, когда HR-отдел всегда находился в соседнем кабинете, прошло. С ростом удаленной работы HR становится все более виртуализированным и доступным из любой точки мира.

Сегодня многие HR-процессы можно полностью выполнять удаленно, включая:

• подбор персонала,
• цифровое обучение (тренинги и развитие),
• HR-запросы,
• составление расписаний,
• адаптацию новых сотрудников,
• оценку эффективности,
• и многое другое.

Очевидно, что для выполнения всех этих функций удаленно необходимы HR-приложения, поскольку больше нельзя полагаться на бумажные документы. Именно поэтому HR-технологии играют ключевую роль в обеспечении доступа сотрудников к системе в любое время и из любого места.

Чем больше HR-приложений требуется, тем важнее становится интеграция. Использование нескольких систем замедляет процессы, ухудшает пользовательский опыт, способствует децентрализации данных и повышает риск ошибок. Интеграция множества приложений через фреймворк HR-приложений позволяет обеспечить необходимую связность и избежать этих проблем.

Конфиденциальность данных

HR-специалисты ежедневно работают с конфиденциальной информацией. В последние годы по всему миру принимаются законы о защите данных, такие как GDPR в Европе и Закон о конфиденциальности потребителей Калифорнии (CCPA). Несколько других штатов и стран также вводят собственные правила защиты персональных данных. Согласно этим регламентам, данные сотрудников должны оставаться в безопасности и конфиденциальности.

С точки зрения HR-технологий, интегрированные системы помогают централизовать и защитить документы. Кроме того, инструменты, такие как электронные подписи и самообслуживание сотрудников, обеспечивают контроль над персональными данными.

Заключение

Сегодня HR-команды ищут идеальное HR-решение, способное удовлетворить все их потребности. Многие уже используют HCM-системы и облачные SaaS-решения. Однако эти системы управления персоналом создавались по принципу «единое решение для всех».

Современные тренды HR-технологий указывают на будущее, ориентированное на интеграцию и связанность различных инструментов, а также модернизацию устаревших приложений. Такой подход обеспечивает более гибкое и масштабируемое решение не только для HR- и зарплатных отделов, но и для всех бизнес-процессов компании. Именно поэтому мы наблюдаем постепенный переход от стандартных HCM-систем к фреймворку HR-приложений.

Перевод статьи Future HR Technology Trends: The HR Application Framework от Alexandre Diard, 24.02.2025