Как работать с HR-данными?

Успех вашего бизнеса — это сочетание множества факторов. И один из самых важных — ваши сотрудники. Для применения этой силы на максимальную мощность абсолютно необходимо иметь полную информацию о них. В нашем случае это HR данные, их также называют сведениями по персоналу, и они помогут вам понять своих работников, тенденции на рынке труда и т.д. Вот, что нужно о них знать

Что такое HR-данные?

HR данные, или информация по персоналу, подразумевает сведения, собранные участниками управления персоналом в определенной организации. Сюда входят данные по вашим сотрудникам, кандидатам и другие HR-аспекты.

Этот тип данных — ключевой элемент HR-аналитики. Они помогают вам принимать взвешенные решения по найму, выплатах, планированию преемственности  и прочим вопросам. Вы также сможете понять тенденции рабочей силы, например добровольную текучесть или вовлеченность.

Примеры HR сведений следующие:

• Основная информация по персоналу, как например имена и адреса
• Пропуски и посещение
• Прошлый опыт работы сотрудников
• Обзор производительности
• Обучение и развитие

Что такое управление HR-данными?

Этот термин обозначает процесс сбора, организации, хранения и защиты кадровых данных. Главная задача здесь — сделать данные доступными, точными и соответствующими всем законам и правилам.

Сбор информации — первая стадия работы с любой информацией. Здесь специалисты по работе с кадрами должны постараться использовать разнообразные источники и собрать все данные, нужные для достижения их целей.

Следующий важный шаг в управлении данными HR — проверка точности сведений. Не проводя этот процесс, вы рискуете воспользоваться неверной или устаревшей информацией, что приведет к получению далеко не идеальных результатов.  Данный процесс может включать техники проверки данных, к примеру применение перекрестных ссылок между цифрами и другими инструментами, проверка фактов у самих работников организации, обнаружение и удаление дублирующейся информации и разбивка данных на соответствующие категории.

Хранение и защита сведений крайне необходимы для точности, доступности и соблюдения правил. В идеале все данные должны храниться в безопасном центре, к которому имеется доступ у всех сотрудников, работающих с ними. И нельзя забывать о резервных копиях. Всегда нужно иметь специальные алгоритмы действий для восстановления информации в случае кибератак.

И наконец, для управления HR данными требуются правила и инструкции для гарантии согласованности и соответствия им при анализе и передаче сведений.

Типы HR-данных

Существует множество различных типов данных. И какие именно вам нужно собирать и анализировать зависит от целей компании. Кроме того, совсем необязательно, чтобы каждый раз применялись одинаковые их типы. В зависимости от ваших целей и стратегических приоритетов можно выбрать определенные типы сведений в одном квартале и другие — в следующем. Ниже приводятся несколько примеров.

— Информация по оплате.

Она включает в себя всё, что связано с зарплатой, бонусами, платой за переработку и т.д. Можно внести сюда и льготы, например пенсию и медицинскую страховку, хотя кто-то предпочитает собирать эту информацию отдельно. 

— Информация по текучести кадров.

Этот тип предполагает изучение причин увольнения, подсчет количества уволившихся по собственному желанию за определенный период, также количества уволенных и прочее. Подобные сведения позволят создать более эффективные стратегии удержания, чтобы лучшие работники остались в вашей компании.

— Данные по найму сотрудников.

Сюда входит информация о кандидатах, решения о найме, время для найма и другие вопросы. Подобные данные необходимы для улучшения самого процесса привлечения талантов.

— Производительность работников.

Это значит, измеряется, как эффективно трудятся сотрудники, какие факторы влияют на их продуктивность и т.д.

— Данные по разнообразию и инклюзии.

Такая информация крайне важна для любой компании, которая хочет улучшить свой уровень DEI. Сюда могут входить сведения о демографии, половой, расовой и этнической принадлежности, нейротипе и т.д.

Что показывают HR данные?

Кадровые данные, особенно используемые вместе в HR аналитикой, предоставляют ценные инсайты по работникам организации. Они могут продемонстрировать тенденции, шаблоны и взаимоотношения, что позволит вам принимать лучшие деловые решения.

Давайте рассмотри небольшой пример. Некая компания страдает от высокого уровня добровольной текучки кадров. Они начинают рассматривать информацию, связанную с этой проблемой, такую как:

• Количество людей, уволившихся за определенный период.
• Отделы и команды, частью которых они были.
• Их уровень трудового стажа.
• Их прошлую производительность.
• Вовлеченность.
• Уровень прогулов.

Затем эта организация может применить полученные сведения, чтобы:

— Определить тенденции. Может быть, уровень текучки выше в каком-то одном отделе или одной команде. Или же более старшие по возрасту сотрудники увольняются чаще молодых.

— Понять, почему работники уходят. Возможно, их не устраивал руководитель команды, или же они страдали от выгорания. Может быть, они посчитали несправедливой оплату своего труда или выплаты за стаж. Какова бы ни была причина, рассмотрев нужные сведения, вы сможете найти ответы.

— Создать целенаправленные стратегии удержания персонала. Как только вы заметите тенденции и определите причины увольнений, вы получите возможность создать целенаправленные стратегии удержания, чтобы улучшить проблемные области.

Как компаниям собирать HR данные?

Способов собирать информацию хватает. Обычно необходимо сочетание ручных и автоматизированных инструментов.  При этом, чем больше у вас источников, тем нужнее вам будут автоматизированные инструменты и техники.

Какие именно, зависит от ваших систем. Если у вас несколько хранилищ информации и вы сохраняете данные в облаке, ваши лучшие друзья — специалисты по интеграции. Они умеют извлекать информацию автоматически и упрощать процесс её интеграции и передачи между разными системами и базами данных.

До начала сбора сведений нужно определить свои цели. Так вы очистите свое хранилище информации от лишнего и отберете только те данные, которые будут наиболее полезны. Но не забывайте о приватности и прозрачности информации.

Будьте открытыми со своими сотрудниками в вопросе сбора сведений. Для обеспечения безопасности ограничьте количество людей, имеющих доступ к ним. Может поначалу показаться проще предоставить подобный доступ всем. Но если сотрудники не будут работать с такой информацией напрямую, то их право на доступ создаст угрозу безопасности информации.

Источники HR-данных

Кадровые сведения могут иметь различную форму. Их источники могут быть настолько же разнообразны, хотя работают обычно со следующими категориями: HRIS данные, деловые данные и остальные.

1. Данные из HR-систем

Подобные источники содержат самые стандартные типы HR сведений. К примеру:

— Рекрутинговые данные. Их часто собирают через ATS (Applicant Tracking Systems  — Системы управления кандидатами). Они включают количество кандидатов, воронку подбора персонала, источники и т.д. На подобный тип сведений следует обратить особое внимание, чтобы понять процесс привлечения талантов.

— Демографическая информация. Возраст, половая и этническая принадлежность, дата рождения, место проживания — вот примеры демографических данных. Они обычно находятся в HRIS и являются крайне важными в различных процессах, особенно касающихся DEI задач.

— Управление обучением. Системы управления обучением LMS (Learning management systems) — легкий способ отслеживать, какие курсы или какое обучение прошёл каждый сотрудник. Эти сведения ценны для измерения прогресса и в программах внутренней мобильности и планирования преемственности.

— Выплаты и льготы. Такая информация тоже является частью информационной системы управления персоналом. Сюда входят все сведения, начиная с зарплаты и бонусов и заканчивая льготами.

— Планирование преемственности. Подобная практика позволяет удерживать персонал и улучшать удовлетворенность от работы. Здесь могут быть сведения о развитии руководства, managerial bench strength и имена людей, претендующих на роль преемника в должности.

— Собеседование при увольнении. Никому не нравится, когда сотрудники покидают их компанию. Однако, собеседования на этой стадии тоже могут стать ценным источником информации. Они могут помочь понять текучку кадров и другие ключевые аспекты, как например вовлеченность и производительность.

2. Коммерческие данные

Их источники очень разнообразны и идут за пределы информации о самих сотрудниках, охватывая сведения о клиентах, бюджете, продажах и прочие. В качеств примеров можно привести:

— Сведения по управлению взаимоотношениями с клиентами. В CRМ системах много ценной информации относительно удовлетворенности покупателей, NPS рейтинга, взаимодействия с клиентами. Такие сведения пригодятся при оценке работы сотрудника и т.д.

— Данные по продажам. В большинстве организаций именно продажи являются важным показателем успеха. В зависимости от специфики вашей компании вам могут оказаться полезны сведения о продажах в каждом магазине, отделе или на человека.

— Финансовая информация. Она включает прибыль, окупаемость вложенных инвестиций в области обучения и развития, стоимость на человека и тому подобное.

3. Другие HR данные

Эти источники включают в себя информацию, которую не найти в HRIS. Этот тип сведений зачастую труднее собирать классическими или автоматизированными средствами. Вот несколько примеров.

— Наставничество. Программы наставничества крайне необходимы для вовлеченности сотрудников, их удовлетворенности от работы, планирования преемственности и для внутренней мобильности. Они также позволяют сократить разрыв в навыках и укрепить взаимосвязь между коллегами. Информация собирается по наставляемым и наставляющим, их трудностям и результатам.

— Сведения по вовлеченности. Обычно этот тип информации собирают через опросники и NPS рейтинг. Однако, здесь имеется некая степень субъективности, поэтому их нельзя увидеть в HRIS. Часто текучке кадров может предшествовать низкая вовлеченность, поэтому отслеживание этого аспекта позволит вам предвидеть подобные проблемы в этой области в будущем.

— Информация о благополучии сотрудников. У некоторых организаций бывают сведения о программах улучшения благополучия работников. Они полезны для улучшения баланса между работой и личной жизнью персонала и предотвращения выгорания.

Таким образом, HR данные крайне важны для любой компании, желающей раскрыть весь потенциал своих работников и принимать взвешенные решения на основе информации. Вместе c HR-аналитикой этот тип сведений может помочь определить тенденции и шаблоны для предвидения некоторых будущих событий.

Перевод статьи All About HR Data: What It Is, Sources, and How To Collect It из блога компании Visier.