Как работа в нерабочее время снижает эффективность

Долгие годы переработки в офисе считались признаком трудолюбия и высокой продуктивности, даже своеобразным знаком отличия. Однако новые исследования Slack показывают, что, несмотря на укоренившееся мнение, работа вне рабочего времени чаще всего связана с более низкими уровнями продуктивности. Это также может указывать на то, что сотрудник перегружен задачами и нуждается в помощи с расстановкой приоритетов и управлением своим временем.

Последние результаты Индекса рабочей силы, опроса Slack, в котором приняли участие более 10 000 офисных сотрудников, показывают, что разрыв в продуктивности зависит от причин, побуждающих людей работать сверхурочно. Примерно двое из пяти офисных сотрудников (37%) выходят на работу за пределами стандартных часов компании как минимум раз в неделю, и более половины (54%) из них признаются, что делают это под давлением, а не по собственному выбору.

Сотрудники, которые чувствуют обязанность работать после окончания рабочего дня, демонстрируют показатели продуктивности на 20% ниже, чем те, кто завершает работу вовремя. Они также сообщают о:

• 2,1 раза большем уровне стресса, связанного с работой
• 1,7 раза меньшей удовлетворённости рабочей средой
• 2 раза большем риске эмоционального выгорания.

Обе группы отмечают, что около 70% их рабочего времени являются продуктивными — это говорит о том, что сотрудники, работающие сверхурочно, прилагают столько же усилий, сколько и их коллеги. Однако те, кто работает после окончания стандартного рабочего дня, на 50% чаще указывают, что их продуктивность снижается из-за конкурирующих приоритетов, по сравнению с теми, кто придерживается обычного графика.

С другой стороны, сотрудники, которые выбирают работу вне стандартных часов по собственному желанию (чтобы лучше адаптировать график к своим нуждам или для достижения личных целей), не отмечают негативных последствий и даже сообщают о небольшом улучшении показателей благополучия и продуктивности.

«Долгое время мы видели акцент на количестве, а не на качестве во многих аспектах работы — от того, как мы тратим своё время, до того, как мы определяем продуктивность. Постоянное ощущение, что нужно догонять, наносит вред как сотрудникам, так и компаниям. Это подчёркивает важность создания культуры доверия, где сотрудники чувствуют себя достаточно уверенно, чтобы говорить о необходимости помощи с приоритизацией задач, и могут сбалансировать своё время в течение рабочего дня для эффективного выполнения работы»

— Кристина Янцер, Старший вице-президент по исследованиям и аналитике.

Для продуктивности важно не количество времени, потраченного на работу, а его качество

Результаты исследования Workforce Index показывают, что значительная часть офисных сотрудников по всему миру испытывает трудности с балансировкой рабочего времени, причём на разных уровнях должностей эта проблема проявляется по-разному.

Более одного из четырёх сотрудников (27%), включая более половины руководителей (55%), утверждают, что проводят слишком много времени на совещаниях. Похожая доля (25%) офисных работников, включая 43% руководителей, говорят, что слишком много времени уходит на электронную почту.

Каждый пятый (20%) не находит достаточно времени для общения с коллегами, и эта проблема наиболее остро стоит среди младших сотрудников.

Наиболее тревожным является то, что многие работники на всех уровнях буквально пробиваются через свои задачи без какого-либо отдыха: половина опрошенных сотрудников (50%) заявляют, что они редко или никогда не делают перерывов в течение рабочего дня. Эти сотрудники в 1,7 раза чаще сталкиваются с выгоранием.

С другой стороны, те, кто делает перерывы, демонстрируют на 62% более высокие показатели баланса между работой и личной жизнью, на 43% лучше справляются со стрессом и тревогой, имеют на 43% более высокую общую удовлетворённость и — что, возможно, удивительно — на 13% более высокие показатели продуктивности.

«Почему мы все начали верить, что будем продуктивнее, если постоянно на связи, и что для достижения успеха нужно сгореть на работе? Это уходит корнями в Первую промышленную революцию, когда мы начали восхищаться машинами. Цель машин — минимизировать простои. Но для человеческой системы простои — это не ошибка, а функция. Элитные спортсмены знают, что восстановление — часть высшей производительности. Время на отдых — это умножитель продуктивности».

— Арианна Хаффингтон, Основатель и генеральный директор Thrive Global

Часы наивысшей продуктивности: будь вы «жаворонком» или «совой», дневной спад – это реальность

В среднем офисные сотрудники говорят, что 70% их рабочего времени продуктивны. При этом, когда речь заходит о наиболее продуктивных часах, мнения сильно расходятся: некоторые предпочитают утро, другие — вечер. Однако, независимо от предпочтений, большинство (71%) согласны, что поздний день — худшее время для работы, так как продуктивность резко падает в период с 15:00 до 18:00.

Несмотря на то, что трое из четырёх офисных работников продолжают работать в этот временной промежуток, лишь один из четырёх считает его действительно продуктивным.

«Это показывает, что продуктивность не является линейной. Она происходит вспышками, периодически в течение дня, а не обязательно в определённые часы и уж точно не на протяжении восьми часов подряд. “Дневной спад” не следует воспринимать как что-то негативное; для многих это может быть идеальное время для перерыва, который улучшит общую продуктивность на день».

— Кристина Янцер, Старший вице-президент по исследованиям и аналитике, руководитель Workforce Lab, Slack

Самые продуктивные люди используют стратегии управления временем. Они в 1,6 раза чаще выделяют конкретное время для выполнения задач, в 1,7 раза чаще проверяют почту в определённые промежутки и в 2,2 раза чаще устанавливают таймеры для сосредоточенной работы.

Оптимальная зона для работы: как сбалансировать рабочий день для оптимальной продуктивности

Хотя универсального графика, подходящего для всех отраслей, ролей и уровней должностей, не существует, детальный анализ данных выявляет формулу, которая помогает сотрудникам добиваться успеха.

Независимо от уровня должности, исследование показывает, что существует «Зона Златовласки» — идеальный баланс времени для сосредоточенной работы, сотрудничества, социального взаимодействия и отдыха. В среднем офисные сотрудники считают, что оптимальное время для фокусировки — около четырёх часов в день. Два часа в день на совещаниях — это тот порог, после которого большинство работников начинают считать, что проводят «слишком много времени» в обсуждениях. Этот же тренд прослеживается на всех уровнях должностей. Те, кто говорит, что совещаний слишком много, в два раза чаще жалуются на нехватку времени для сосредоточенной работы.

С другой стороны, около 10% офисных сотрудников, чаще всего среди тех, кто работает в компании менее года и в возрасте до 30 лет, считают, что проводят недостаточно времени на встречах. Это также связано с уменьшением чувства принадлежности и снижением продуктивности.

«Время для фокусировки, сотрудничества, общения и отдыха — как макронутриенты рабочего дня. Правильный баланс даёт энергию, необходимую для эффективной работы. Нельзя рассматривать эти ключевые элементы по отдельности. Для наибольшей эффективности необходимо выделять время и на совместную работу, и на сосредоточенную деятельность».

— Дэвид Ард, Старший вице-президент по успеху сотрудников, Slack и Salesforce

Что больше всего хотят офисные сотрудники от ИИ? Помощь и автоматизацию, чтобы уменьшить нагрузку от встреч и освободить время

Многие офисные сотрудники сталкиваются с трудностями в управлении временем, но они также проявляют большой интерес к возможностям ИИ, который мог бы помочь сбалансировать их рабочий день.

Подавляющее большинство руководителей (94%) чувствуют острую необходимость внедрения ИИ в свои компании, причём половина из них отмечает высокую срочность этого процесса. Однако наш опрос показывает, что использование ИИ пока находится на раннем этапе: только один из пяти сотрудников признался, что применял ИИ в своей работе.

Учитывая низкий уровень внедрения, неудивительно, что большинство сотрудников (более 80%) пока не замечают роста своей продуктивности за счёт ИИ. Тем не менее, они надеются, что ИИ поможет справиться с одной из главных проблем рабочего дня — перегруженностью встречами. Три ключевые области, в которых, по мнению сотрудников, ИИ принесёт наибольшую пользу в будущем:

• Создание заметок и итогов встреч
• Помощь в написании текстов
• Автоматизация рабочих процессов

«Многих сотрудников на разных уровнях может удивить, что более двух часов встреч в день негативно сказываются на продуктивности. Сегодня многим лидерам команд это может показаться трудновыполнимым, но именно здесь новейшие ИИ-инструменты могут оказаться спасением. ИИ-помощник, способный точно резюмировать встречи и автоматизировать типичные рабочие процессы, поможет освободить наше время и достичь необходимого баланса для успеха».

— Кристина Янцер, Старший вице-президент по исследованиям и аналитике, руководитель Workforce Lab, Slack

Методология

Индекс рабочей силы охватил 10 333 сотрудников в США, Австралии, Франции, Германии, Японии и Великобритании в период с 24 августа по 15 сентября 2023 года. Опрос был проведён компанией Qualtrics и не включал сотрудников или клиентов Slack и Salesforce. Все респонденты — офисные работники, работающие на полной ставке (30 и более часов в неделю) и занимающие одну из перечисленных ниже должностей, либо указавшие, что «работают с данными, анализируют информацию или занимаются творческой деятельностью»: руководство высшего звена (например, президент/партнёр, CEO, CFO, топ-менеджеры), старшее руководство (например, исполнительный или старший вице-президент), среднее руководство (например, начальник отдела, вице-президент), младшее руководство (например, менеджер, тимлид), старшие специалисты (без управленческих функций), квалифицированные офисные сотрудники (например, аналитик, графический дизайнер). Для краткости мы называем участников опроса «офисными работниками» или «сотрудниками за компьютером».

Перевод статьи The surprising connection between after-hours work and decreased productivity из блога Slack, 05.12.2023