Навигатор в мире бесконечных HR-систем

Мы просто не можем насытиться рабочими приложениями. Согласно отчёту Okta «Бизнес в 2023 году», компании в среднем используют 89 приложений, что значительно больше по чем 58, как было в 2015 году. Крупные предприятия подняли планку, используя в среднем 211 приложениями каждое.

Отделы по управлению человеческими ресурсами отвечают за 16.25 из этих решений, охватывая критически важные области, такие как планирование рабочей силы, управление талантами и ресурсами, найм, расчёт заработной платы, оценка настроений сотрудников, психическое здоровье, разнообразие и инклюзивность, а также системы управления обучением. Хотя множество приложений часто внедряется с целью повышения производительности, на деле это влечёт за собой новые вызовы в виде «налога на переключение» (toggling tax) и путаницы относительно того, какое приложение использовать для какой функции.

Одна HR-Платформа, чтобы Править Всеми?

Чем больше HR-приложений вводится, тем сложнее становится ситуация, считает Бен Юбэнкс, главный исследователь в Lighthouse Research & Advisory. «Четкость понимания операционной деятельности в рамках HR-функции становится всё более запутанной, потому что данные пользователей разбросаны по множеству различных систем,» — говорит он.

В то время как 77% работников выражают желание упростить свою жизнь, 39% сообщают о повышенной сложности жизни из-за изменений, вызванных пандемией, согласно опросу Aprimo 2023 года. Преобладающее мнение, которое респонденты поделились в опросе, заключается в том, что использование приложений, особенно в HR, может оптимизировать процессы.

Однако, на фоне множества HR-платформ, приложений и инструментов, охватывающих всё, от основных HR-функций до проверки данных кандидатов, управления льготами, опыта сотрудников, адаптации, расчета заработной платы, психического здоровья, наставничества, найма, ATS, джоббордов, средств для видеоинтервью, услуг по подбору персонала, учета рабочего времени и отсутствий, а также управления рабочей силой, проблема управления приложениями становится всё более актуальной. Одна из возможных стратегий преодоления этой проблемы — выбор одного поставщика, предлагающего комплекс услуг, и их дополнение по мере необходимости для удовлетворения конкретных потребностей.

Разделяют ли эксперты этот подход?

«Зависит…», — говорит Джейсон Авербук, сооснователь и генеральный директор Leapgen и старший партнер в Mercer. «С точки зрения управления поставщиками, чем меньше поставщиков, тем лучше. Но нет ни одной организации в мире, которая использовала бы одного поставщика для своих HR-технологий. Важно выбирать поставщиков, которые действительно удовлетворяют потребности или создают конкурентное преимущество, и стараться минимизировать количество поставщиков, с которыми вы работаете.»

Хольгер Мюллер, вице-президент и главный аналитик в Constellation Research, говорит, что на современных предприятиях нет соревнования между HR-платформами и решениями класса «лучшие из лучших», отмечая: «Комплексные корпоративные решения всегда побеждали. До тех пор, пока все функциональные части достаточно хороши… в этом и заключается сложность. На данный момент комплексные решения доминируют.»

Неиспользуемые приложения

Выбирая между несколькими лучшими в своем классе решениями и комплексными HR-системами, Юбэнкс рекомендует проявлять осторожность. Исследование Lighthouse показывает, что, несмотря на то что работодатели используют больше инструментов и технологий в спектре HR, мобильность HR-функции усложняется из-за данных, разбросанных по различным системам. Юбэнкс связывает это с тем, что бизнес-пользователи часто покупают программное обеспечение, решающее конкретную проблему, игнорируя его более широкие возможности.

Авербук согласен, подчеркивая распространение «систем-пылесборников» в организациях, где используется только 10-15% возможностей программного обеспечения. Это часто связано с приоритетом запуска в эксплуатацию новых систем, против улучшения и постоянного совершенствования действующего софта. Это связано с фокусом организаций на проектах, а не на продуктах.

Проблема избыточных приложений добавляет еще один слой сложности, особенно в области найма персонала. Мюллер говорит, что в некоторых отделах цикл внедрения новых инструментов с каждой сменой руководства приводит к накоплению неиспользуемого программного обеспечения, что является рецептом неэффективности.

Удивительно, но даже при том, что ИТ-отделы часто курируют закупки HR-софта, существует недостаток критического анализа того, как входящее программное обеспечение соответствует организационным потребностям. Юбэнкс приводит пример политики, при которой генеральный директор отказывается утвердить покупку нового продукта, если бизнес не согласится устранить два существующих продукта.

Взаимодействуют ли Ваши Системы друг с другом?

Помимо инвестирования в малоиспользуемые решения, взаимодействие продуктов и их отношения внутри организаций часто остаются без внимания. Эксперт говорит, что, хотя большинство HR-решений могут взаимодействовать друг с другом, организации часто не используют эту возможность стратегически. Он указывает на значительное различие между интеграцией данных и интеграцией процессов и клиентского пути пользователя, подчеркивая, что, хотя поставщики предоставляют эту возможность, большинство организаций не имеют структурированного подхода к использования интеграций для лучшего опыта или видимости информации.

Мюллер предлагает несколько иной взгляд, указывая на значительную проблему интеграции. Он говорит, что многие системы предполагают, что они единственные, если только они не выполняют функциональные части, такие как найм, учет рабочего времени или управление рабочей силой, которые должны синхронизировать данные с расчетом заработной платы.

Вопрос о риске также является фактором при покупке точечных решений у новых поставщиков, обещающих значительные преимущества. В этом вопросе эксперты единодушно согласны с мнением Авербука: «Это невозможно знать (будет ли программное обеспечение приобретено или прекратит свое существование) с какой-либо степенью уверенности, учитывая, насколько быстро движется и меняется рынок». Вместо этого они рекомендуют оценивать ширину и глубину предложений, обеспечивая наличие у поставщика надежного плана развития и изучая клиентскую базу поставщика. Даже если компания прекратит свое существование, она часто будет приобретена другой организацией, которая ценит ее клиентов и разработанные и внедренные решения.

Тем не менее, как всегда, существуют примеры обратного, когда компании приобретают фирмы, занимающиеся HR-технологиями, исключительно с целью попупки команд целиком или списков клиентов. Примеры включают MapR и HP, Insight Software и Exago, Pivotal Labs и VMware, неудачное приобретение Microsoft’ом aQuantive и другие. Эти случаи подчеркивают неопределенности в технологическом ландшафте и подчеркивают старую поговорку — покупатель, будь внимателен.

Перевод статьи Navigating the App Jungle: Streamlining HR in a World of Endless Solutions от Virginia Backaitis, 21.12.2023