Как построить дерево HR-Метрик? Гайд от Google re:Work

Введение

Ритейлер одежды Gap Inc. стремился предоставить своим HR-бизнес-партнёрам более мощные аналитические инструменты, чтобы они могли самостоятельно и последовательно составлять отчёты для различных брендов компании — Banana Republic, Old Navy, Gap, Athleta и Intermix.

Чтобы полностью удовлетворить потребности своих HR-партнёров и бизнеса, команда Workforce Analytics компании Gap Inc. сначала должна была определить основные проблемы, требующие решения:

Несогласованность процессов и данных

Децентрализация между брендами приводила к тому, что каждая команда использовала собственные уникальные методы расчёта метрик, таких как текучесть кадров. Кроме того, данные не были полностью интегрированы в глобальную систему учёта, что делало отчётность неполной.

Низкое использование аналитических инструментов

Многие HR-партнёры даже не знали о наличии инструментов для анализа персонала, что затрудняло принятие решений на основе данных о талантах.

Низкая осведомлённость руководителей и отсутствие поддержки

Поскольку руководители редко получали данные о персонале от HR-партнёров, они не видели их пользы, не могли обсуждать их значения на общем языке и в итоге не предпринимали никаких действий на их основе.

Аналитиков воспринимали как исполнителей заказов, а не стратегических партнёров

Отсутствие возможности автоматизировать аналитические выводы о персонале оставляло мало времени аналитикам для работы над высокоэффективными исследовательскими проектами.

Построение аналитической репутации

После того как команда Workforce Analytics поняла существующие пробелы в превращении HR-функции в действительно ориентированную на данные, она начала устранять эти пробелы через следующие шаги:

Многолетняя работа по стандартизации данных

Команда Workforce Analytics совместно с партнёрами из IT и системного администрирования выделила ресурсы для проверки точности и полноты данных. Эта программа длилась несколько лет и была направлена на устранение проблем с данными, установление стандартов управления данными и создание центрального хранилища данных. Чистые и надёжные данные были критически важны для того, чтобы Gap Inc. смогла завоевать доверие к своей аналитике.

Создание программы обучения по аналитике персонала

После завершения проекта по стандартизации данных команда была готова использовать свои аналитические инструменты в более широком кругу HR-специалистов. Они разработали программу обучения, состоящую из семи сессий, охватывающих такие темы, как создание запросов, подготовка регулярных отчётов (например, дашбордов) и общие вопросы аналитики (например, как интерпретировать результаты). Каждая сессия длилась час и проводилась с интервалами в несколько месяцев, чтобы предоставить информацию небольшими порциями для HR-команд с высокой рабочей нагрузкой.

Формирование сообщества энтузиастов аналитики

Команда также создала сообщество обученных сотрудников HR, которые регулярно используют инструменты для составления и извлечения отчётов. Эти опытные пользователи были хорошо согласованы в определениях метрик, делились историями успеха и уроками, а также способствовали разрушению барьеров между брендами и подразделениями.

Обучение бизнес-партнёров

Программа обучения аналитике персонала в Gap Inc. помогла создать культуру принятия решений на основе данных во всей HR-функции.

Вот некоторые изменения, которые были достигнуты:

• Увеличение числа пользователей аналитических инструментов с единичных значений до более чем 200.
• Повышение осведомлённости руководства о данных по персоналу, что привело к запросу на регулярную отчётность и аналитические данные о персонале вплоть до совета директоров.
• Формирование общего языка и набора определений для большинства метрик по персоналу во всех брендах и подразделениях, а также повсеместное использование аналитического инструмента как основного источника данных для HR-метрик.
• Повышение интереса к аналитике персонала благодаря тому, что опытные пользователи обучали своих бизнес-партнёров ценности данных о персонале и способам их использования.
• Освобождение времени аналитиков для стратегического мышления вместо ручного извлечения данных.

Благодаря этим тренингам команда Workforce Analytics и её бизнес-партнёры заложили основу для более обоснованных и информированных решений в HR. Это только начало — в стратегии обучения аналитике запланировано ещё многое.

Измерение входных данных для определения результатов

В ходе обучения команда Workforce Analytics Gap Inc. акцентировала внимание на двух ключевых элементах любой аналитической метрики:

• Входные данные: исходные данные за определённый период времени по определённой организации (например, количество новых сотрудников или число работников, покинувших компанию).
• Результат: обычно это отношение, рассчитываемое с использованием как минимум двух входных данных (например, количество новых сотрудников / общее число сотрудников или процент людей, покинувших компанию).

Команда создала единый набор данных и методологий аналитики, что упростило отчётность, сравнительный анализ и отслеживание показателей. Это было достигнуто за счёт внутреннего согласования способов измерения и сбора входных данных, а также определения методик расчёта результатов.

Сбор метрик найма до предложения о работе

Метрики подбора персонала до этапа предложения о работе помогают Gap Inc. понять, как организация привлекает кандидатов, выявить этапы, на которых кандидаты могут теряться, и оценить эффективность процессов рекрутинга и отбора в целом. Рекрутеры Gap Inc. используют эти метрики, чтобы определить сложные для заполнения позиции, которые либо привлекают мало кандидатов, либо остаются открытыми в течение длительного времени.

Входные данные

• Количество заявок на каждую позицию
• Количество первичных телефонных интервью
• Количество очных интервью
• Количество сделанных предложений о работе
• Количество принятых предложений о работе

Результаты

• Процент кандидатов, переходящих от онлайн-заявки к телефонному интервью = количество телефонных интервью / количество заявок
• Процент кандидатов, переходящих от телефонного интервью к очному = количество очных интервью / количество телефонных интервью
• Процент принятых предложений о работе = количество принятых предложений / общее количество сделанных предложений

Сбор метрик найма

Метрики найма, сравниваемые из года в год, позволяют Gap Inc. отслеживать тенденции и циклы в найме по сравнению с конкурентами, результатами компании, рыночными условиями и другими факторами. Цели по найму могут отслеживаться для определённых должностных функций с учётом исторических тенденций текучести кадров и планов по расширению.

Входные данные

• Количество внешних наймов
• Количество наймов на начальные должности
• Количество наймов стажёров
• Количество наймов из отрасли
• Количество повторных наймов
• Количество наймов по рекомендациям сотрудников

Результаты

• Процент новых сотрудников, нанятых на начальные должности = количество наймов на начальные должности / общее количество наймов
• Процент наймов из программы стажировок = количество наймов стажёров / общее количество стажёров

Сбор метрик увольнений

Метрики увольнений или прекращения работы помогают понять, почему сотрудники покидают организацию. Проведение интервью при увольнении — отличный способ собрать данные для расчёта метрик увольнений. Gap Inc. использует такие интервью, чтобы понять причины ухода сотрудников, определить этапы их карьерного пути, на которых происходят увольнения, и узнать, куда уходят сотрудники. Это помогает выявить области организации с высокой текучестью кадров и определить, существуют ли определённые группы сотрудников или причины, которые способствуют этой тенденции. Эти данные могут быть использованы для разработки стратегий удержания.

Входные данные

• Количество добровольных увольнений или прекращений работы
• Количество выходов на пенсию
• Количество сотрудников, уходящих для получения новой работы
• Количество сотрудников, уходящих для продолжения образования
• Количество принудительных увольнений или прекращений работы

Результаты

• Текучесть кадров = количество всех увольнений / общее количество сотрудников
• Уровень удержания сотрудников = ((общее количество сотрудников — количество всех увольнений) / общее количество сотрудников)

Сбор демографических метрик

Демографические метрики полезны для поддержки разнообразия сотрудников. Они также могут направлять усилия по созданию групп по интересам, программ наставничества и процессов управления знаниями. Gap Inc. использует демографические показатели для фокусировки стратегий удержания и найма.

Входные данные

• Количество сотрудников по этнической принадлежности
• Количество сотрудников по полу
• Количество сотрудников по возрасту
• Количество сотрудников по стажу работы
• Количество сотрудников по уровню в организации

Результаты

• Процент сотрудников по этнической принадлежности = количество сотрудников по этнической принадлежности / общее количество сотрудников
• Процент сотрудников-миллениалов = количество сотрудников-миллениалов / общее количество сотрудников
• Средний стаж работы в компании = общий стаж работы сотрудников / общее количество сотрудников
• Процент сотрудников-менеджеров = общее количество менеджеров / общее количество сотрудников

Сбор метрик внутренней мобильности

Метрики внутренней мобильности показывают, как сотрудники перемещаются внутри организации, между группами и по карьерной лестнице. Они помогают выявить «узкие места» в продвижении, где сотрудники застревают (например, не продвигаются дальше). Gap Inc. стремится определить, есть ли определённые функции или руководители, которые успешно готовят свои команды к карьерному росту, а также выявить области, где возможности продвижения ограничены из-за низкой текучести кадров и отсутствия роста.

Входные данные

• Количество повышений
• Дата повышения
• Количество понижений в должности
• Количество горизонтальных перемещений
• Количество переводов между отделами

Результаты

• Время до повышения = дата повышения — дата начала в должности
• Средний уровень повышений = количество сотрудников, получивших повышение / общее количество сотрудников
• Процент переводов в отдел = количество переводов в отдел / общее количество переводов между отделами

Сбор метрик обучения и развития

Метрики обучения и развития измеряют количество часов, объём, тип и эффективность внутренних учебных курсов. Gap Inc. оценивает, получают ли определённые группы сотрудников более частые или быстрые повышения после прохождения определённых курсов по развитию или готовности к лидерству.

Входные данные

• Часы обучения на одного сотрудника
• Часы обучения на курс
• Количество сотрудников, участвующих в курсе
• Количество курсов
• Количество запланированных предложений курса на одно место

Результаты

• Уровень участия в курсе = количество сотрудников, участвующих в курсе / общее количество предложений курса на одно место
• Среднее количество часов обучения на сотрудника = общее количество часов обучения на сотрудника / общее количество сотрудников
• Общее количество предложенных часов обучения = часы обучения на курс x количество запланированных предложений курса на одно место

Переход от отчетности к прогнозированию

Команда Workforce Analytics компании Gap Inc. продолжает развивать аналитические возможности и методологии, основанные на данных, по всей HR-организации. Для определённых групп они планируют сосредоточиться на более предсказательной аналитике, такой как прогнозирование текучести кадров или проактивная оценка ключевых талантов.

Ещё одной важной областью внимания для команды Workforce Analytics является сторителлинг на основе данных. Это часто предполагает объединение разрозненных фрагментов информации (как качественной, так и количественной) для создания комплексного понимания потенциала сотрудников в организации.

Техники визуализации данных являются перспективной темой для будущих тренингов. Потребность в чётком представлении тенденций в виде диаграмм, инфографики или других форматов критически важна для стимулирования действий и поддержания интереса аудитории.