Почему иногда так сложно определить численность персонала?

Почему бывает трудно посчитать количество всех сотрудников? Этим вопросом задаются во многих компаниях. Также, часто возникает проблема гармонии между HR и финансовым отделом. Интересно, думают ли HR, что проблема у финансистов и наоборот?

Когда речь идет о согласованности между HR и финансистами, дело не в необходимости для HR говорить на языке бизнеса. Трудности в измерении финансовой выгоды от HR проектов не должны останавливать специалистов по работе с кадрами в стремлении внедрять их.

Скорее здесь вопрос в одинаковом результате подсчета количества работников. Когда на каком-то собрании один говорит, что персонал насчитывает X человек, а другой, что их Y, до получаса уходит на сравнение и выравнивание этих цифр до продолжения беседы. Если повезет, то правильное количество будет определено.

Есть ли выход из подобной ситуации? Да, есть.

Прежде всего, давайте разберемся, почему вообще эти цифры могут оказаться разными. Одна из множества причин — скрытые предположения и различные мотивации для подсчета персонала. Есть и другие причины, но о них позже. Предположим X — число, озвученное финансовым аналитиком, а Y — кадровиком, их мотивации потенциально отличаются. В  целом, финансовый отдел говорит с точки зрения денег, а HR — людей. А когда сталкиваются два разных языка, обязательно появляются хоть какие-то недопонимания и ошибки в переводе. При возникновении первых мы теряем доверие и взаимосвязь. Не удивительно, что эти две группы не могут найти общий язык.

Начнем с метрики, используемой двумя группами. Финансисты будут смотреть на денежные вложения. Для многих организаций такие вклады делаются в людей, главный пункт балансовой ведомости. Финансовый отдел пытается предсказать, сколько потратится денег, соответственно, им важны оплата труда, меры по улучшению производительности, найм по бюджетному плану, планирование рабочей силы. Для HR существенны вопросы рабочего окружения, такие как вовлеченность, эффективность процесса онбординга и удержание сотрудников.

Получается, что финансовый аналитик оперирует показателем FTE (Full-Time Equivalents — работающих на полную ставку) и не учитывает тех, кто работает меньше, ибо он смотрит на количество денег, потраченных на зарплаты и бонусы. Кадровики же считают, что сотрудников Y, беря в расчет количество онбординговых программ для новых работников без учета того, трудятся ли они на полную ставку или нет.

Получается, что полезнее относиться к подсчету численности «по головам» и оценке FTE как двум разным цифрам и не заменять одно другим. Так будут учтены различия между количеством работников и бюджетами по FTE. Четкое различие между этими двумя понятиями позволит применять правильное число в зависимости от контекста.

Кроме того, такой подход дает больше точности в их измерении множества метрик, связанных с численностью. Например, если делать расчет дохода на человека, логичнее будет использовать FTE нежели подсчет людей. При определении процента женщин среди руководителей за основу лучше будет брать количество работников.

Давайте теперь оставим понятие FTE и предположим, что обе стороны говорят о количестве работников именно с точки зрения подсчета самих людей. Что же тогда делать, если HR и финансисты все равно не могут прийти к согласию? И вот что ещё можно сделать.

1. Договоритесь, кого именно нужно считать. Учтите, что люди, работающие на вашу организацию, могут принадлежать к разным группам. В зависимости от специфики вашей отрасли они могут быть постоянными, работающими на полную ставку или лишь частично, временными, стажерами, практикантами, условными, сезонными, контрактниками, консультантами, фрилансерами или студентами. У них разные типы договоров по трудоустройству и разная оплата труда. И к ним нужно по разному относиться в плане достижения финансовых целей. К примеру, у вас могут быть несколько контрактников-аутстафферов, чьи услуги в рамках платы за услуги внешней организации, в то время как другим фрилансерам вы можете платить напрямую. А летним практикантам, например, платят из специального отдельного бюджета, а не напрямую из общего фонда оплаты труда.

Как только вы идентифицирует различные группы персонала, можно сосредоточиться на тех, которые необходимо включить в ваш подсчет. Возможно, понадобится, чтобы учитываемые группы сотрудников соответствовали финансовым критериям. В целом, HR специалистам следует согласовать количество участников таких групп с финансистами. То есть если кадровики хотят говорить об онбординге, придется включить те группы работников, которые интересны финансистам в вашей метрике адаптации. Когда вы договоритесь, добейтесь того, чтобы группы персонала максимально четко определялись в вашем учетном программном обеспечении.

Из всего этого следует, что необходимо учитывать разное понимание групп сотрудников, которое вы будете использовать. Если вы делите свой персонал на группы, но при этом ваши коллеги понимают эти группы иначе, различия в подсчетах неминуемы.

2. Стандартизируйте источник данных, чтобы HR и финансисты использовали одинаковый поток информации. Если вы пользуетесь стандартной системой управления персоналом (HRMS) — это будет проще. Тем не менее, недостаточно просто брать информацию из одной системы. Источники данных и их преобразование тоже должны быть одни и те же для разных потребителей. Здесь крайне важно, чтобы инженеры данных сформировали стабильные выгрузки и витрины данных, тогда все будут использовать одинаковую информацию.

Однако, есть ещё один момент. Когда вы извлекаете данные не менее важно, чем как вы это делаете. Момент их получения тоже должен быть согласован. К примеру, информация по количеству сотрудников, полученная в последний день месяца, будет совсем не такой, как в первый.

Получается, что для подсчета персонала необходимо согласовать источник информации, таблицы данных, их преобразование и время извлечения информации, чтобы сведения были одинаковы у всех.

А что если и эти меры не помогают? Вероятно, тогда вам понадобится множество определений, а акцент придется сделать на том, что именно использовать в конкретном контексте. И это не идеальное решение, но по крайней мере так вы сократите время, теряемое на обсуждение подобных вещей.

Не забывайте также, что есть существенная разница между подсчетом самих работников и вычислением их производительности, но численность по головами и численность FTE нужны для достижения различных целей. При необходимости пользоваться можно обоими. Оба вида расчетов могут быть показаны в отчетах и использоваться в разных местах по необходимости. Главное — ясность в том, что есть что, и явное указание, о чем идет речь.

Перевод статьи Why Is It So Hard to Get Finance and HR Aligned? из блога Willis Jensen от 31.01.2024