Как корпоративный ИИ-поиск упрощает доступ к информации

Задавались ли вы когда-нибудь вопросом о том, как в вашей компании регулируется тот или иной процесс, но не знали, где найти нужные документы? Вы обращаетесь к своему менеджеру, тот уточняет у своего начальника, и в итоге вопрос попадает в HR. А может, вы сами работаете в HR и устали отвечать на одни и те же вопросы снова и снова?

Такие ситуации привели к тому, что на первый план вышло новое применение ИИ на рабочем месте — корпоративный поиск.

Как искусственный интеллект экономит время HR и сотрудников

Корпоративный поиск — это технологии, которые помогают сотрудникам быстро находить нужную информацию внутри компании. Это может быть всё что угодно: от политик по отпуску по уходу за ребёнком и протоколов совещаний до деталей льгот, финансовых данных и информации об отпусках.

Теперь представьте, что к этому добавляется искусственный интеллект, делающий процесс поиска ещё проще.

На ежегодной конференции в ноябре 2024 года компания Dayforce представила своего ИИ-агента. Вслед за ней Google выпустила Agentspace после релиза Gemini 2.0. Следом идёт Cisco Webex, которая протестировала технологию с несколькими клиентами и опробовала её на своих сотрудниках перед общедоступным релизом в феврале 2025 года.

Манодж Мутхаварапу, директор по управлению продуктами в Cisco, не только развивал возможности ИИ-агента Webex последние девять лет, но и активно использовал его в своей повседневной работе.

«У меня в команде есть сотрудник, который недавно стал родителем. Мы с менеджером обсуждали, как можно сделать приятный жест и отправить подарок» — рассказал Мутхаварапу HR Dive.

«Раньше я бы просто спросил менеджера. Тот, вероятно, уточнил бы у нескольких человек, потом я бы обратился в HR или создал запрос в службу поддержки, и только спустя какое-то время получил бы ответ» — добавил он.

«В этот раз мы решили просто спросить Кейт. Через 30 секунд мы узнали, что все новоиспечённые родители могут зайти на портал и заказать подарочный набор для малыша в течение определённого срока после рождения» — отметил он, добавив, что сразу передал эту информацию своему коллеге

Некоторые ИИ-агенты, такие как Dayforce, даже прикрепляют PDF-документы с корпоративными политиками к своим ответам. Учитывая разнообразие программ в этой сфере, легко представить, что такие сценарии, как у Мутхаварапу, скоро станут нормой.

HR уже давно «на ты» с этой технологией

От машинного обучения до генеративного ИИ — искусственный интеллект в HR стал одной из самых обсуждаемых тем. Где и как использовать ИИ-агентов при найме? Есть ли риски с точки зрения соблюдения нормативных требований? Нужна ли этическая политика для использования генеративного ИИ в офисе? И, наконец, как HR может применять ИИ для избавления от рутинных задач?

В 2023 году Microsoft представила Copilot для пакета 365 как средство «избавления от рутины на работе». Slack также запустил ИИ-компонент в прошлом году и продолжает улучшать интеграции с приложениями.

В начале этого года один из технических директоров сказал HR Dive, что HR «только начал» использовать ИИ в работе — и поток новых программных решений, сценариев использования и вопросов не собирается останавливаться.

Однако между пониманием ИИ бизнес-руководителями и их уверенностью в собственных навыках существует разрыв. Более половины вице-президентов и директоров из США и Великобритании признались, что никогда не проходили обучение, связанное с ИИ.

Согласно отчёту за декабрь 2024 года, менее половины опрошенных уверены, что могут использовать ИИ, не рискуя данными компании, а 27% заявили, что совсем не уверены в своих способностях.

Нэйтан Мондрагон, директор по инновациям в HireVue, отметил, что многие специалисты уже используют ИИ, сами того не осознавая.

«Многие HR-специалисты применяют ИИ для упрощения повседневных задач, например, для улучшения и структурирования своих текстов» — сказал Мондрагон. Он добавил, что ИИ активно используется для создания оценочных заданий и инструментов для отбора кандидатов.

«Похоже, сейчас возможности ИИ безграничны» — заключил он.

Хотя использование ИИ на работе не обходится без вызовов, в 2025 году эта технология точно останется с нами — независимо от того, как компании и сотрудники к ней относятся. И если ИИ станет повсеместным, у HR появится шанс извлечь из него максимум пользы.

Перевод статьи How AI is centralizing workplace policy documents от Caroline Colvin, 03.01.2025