Как сделать hot desking привлекательным для сотрудников

Работа из дома несколько дней в неделю имеет один недостаток: приходится уступать другим свою офисную территорию: получая бОльшую гибкость, теряешь собственное место в кабинете.  В офисах, уменьшившихся  после пандемии, появилась система hot desking. Эта идея развивалась медленно, в основном в отношении гостей офиса, временных сотрудников и тех, кто работает неполный рабочий день. Порой она применялась в технических компаниях и стартапах. Теперь же она распространилась и на полноценные офисные здания.

Ситуация здесь многим нравится. Исследователи офисной культуры Armstrong & Partners утверждают, что сотрудники хотят сидеть в знакомом им месте рядом с коллегами. Они добавляют, что любое техническое решение, даже нацеленное на объединение пространства и людей, просто обречено рассердить персонал. Предлагаем 7 способов помочь hot desking понравиться сотрудникам. 

Прислушайтесь к мнению самих работников

Спросите у персонала, что они хотят получить от системы hot desking, проверьте, что работает и что нет, а затем повторите эту цепочку сначала. Проверьте все предложения от них, крупные или мелкие, от переноса вентилятора на второй этаж до перестройки целой системы бронирования. Один из лондонских специалистов в этой области считает, что это помогает сотрудникам почувствовать, что они занимаются этим вопросом вместе, а не просто руководство внедряет что-то новое для улучшения их самочувствия.

Сформулируйте правила пользования hot desk

Правила рулят. Установите четкую политику и рекомендации по бронированию таких столов, правила их пользования и приведения их в порядок. Затем возьмитесь за правила поведения людей. Например, приемлемо ли бронировать сразу два таких стола? Можно ли воспользоваться местом, которое было забронировано кем-то другим, но им не используется? Необходимо воспитывать культуру корректного поведения относительно резервирования пространства, гибкости и уважения к правилам.

Создайте подходящее окружение

Инновации запустятся, когда получается совместить сотрудников, которые бы в обычной ситуации рядом друг с другом не сели. Хитрость здесь в наличии у них общей цели. Иначе сидение в 15 рядах от знакомых лиц воспринимается как отчуждение. Как говорит главный специалист по науке поведения человека из Атланты, вряд ли команде маркетологов  нужны идеи юристов, но им нужно мнение команды по продажам.  Hot desk в этом плане должен быть более продуман.

Сделайте процесс бронирования рабочих мест правильным

Обязательно появится один работник, который резервирует угловое место на пол года, но так и не пользуется им. Чтобы такого не произошло, создайте специальное приложение, которое сможет отдать забронированный кем-то и неиспользуемый стол другим сотрудникам. Другая крайность — хаос из-за позволения резервировать место всего за несколько часов до пользования им. Исследователь офисной культуры из Англии считает, что люди — территориальные и племенные существа, и им нужно сначала предоставить разумные предсказуемые шаблоны, а затем собирать команды и помещать их в лучшее место. Она предлагает применять систему еженедельного резервирования.

Переделайте офисное пространство

Столы — не единственный ценный элемент в офисе. Необходимы укромные места для сфокусированной работы, зоны для совместной работы, переговорные комнаты, место для отдыха, помещение для звонков по Zoom. В некоторых компаниях есть специальные floor managers, которые управляют новым пространством и отвечают на вопросы типа «Где принтер?» или «Как отправить факс?» Даже небольшие изменения принесут пользу.  Добавьте цвета в интерьер, комнатные растения и картины.

Закупите столы лучшего качества

Если дома вас ждет офис с тремя экранами, удобным креслом и дорогим столом с семейными фотографиями, а придя в свой рабочий офис, вы садитесь за простейший стол на неудобный стул, в лучшем случае испытаете дискомфорт. Необходимо установить подстраиваемое под работника оборудование и научить его этим пользоваться. Подумайте о меняющих высоту столах, креслах с поясничной опорой и больших экранах с регулировкой яркости. Если вы хотите пойти дальше и у вас есть много денег, просмотрите предлагаемые Google hot desks, которые сохраняют предпочтения сотрудников относительно высоты, температуры и наклона экрана и автоматически настраивают индивидуальные параметры рабочего места при сканировании индивидуального пропуска.

Не забывайте про исключения

Помните, что нужно предоставить отдельное пространство некоторым работникам, например специалистам по работе с кадрами или линейным менеджерам (line managers), ведь их работа включает разговоры с глазу на глаз. Некоторым специалистам система hot desk вообще не подходит, и не важно какие индивидуализированные там стулья и как эффективно функционирует бронирование.

Перевод статьи Seven Tips for Helping Employees Warm Up to Hot Desking из Bloomberg Businessweek +Work Shift от 18.07.2023, автор  Irina Anghel.