Чем больше инструментов — тем ниже производительность

Переизбыток инструментов стал отличительной чертой национального характера Австралийцев. У одного моего приятеля есть все возможные инструменты для выполнения любой задачи. А если появляется какой-то новый, он его сразу покупает и добавляет в свою коллекцию.

Другая черта Австралийской культуры — возможность позаимствовать любой из них. Попав в его сарай, вы будете, мягко говоря, в шоке: инструменты везде, где только можно, и они для выполнения одной и той же работы. Какая модель воздуходувки для листьев больше всего будет раздражать соседей? Как мне выбрать садовые ножницы, которые наименее опасны и вряд ли лишат меня одного или нескольких пальцев?

А теперь представьте, что мой товарищ работает в IT — отделе, а я всего лишь  скромный служащий. Техники добродушно предлагают множество инструментов для выполнения разной и совпадающей работы. И для выполнения этой работы мне нужно скооперироваться с моей командой. К сожалению, все мои коллеги предпочитают разные инструменты, и дело кончается тем, что я вынужден пользоваться всеми из них. Подобное взаимодействие получается не особенно эффективным. Это похоже на попытку одновременно использовать все воздуходувки листьев одновременно: листья разлетаются во все стороны бесконтрольно, а пыль попадает в глаза, теперь мне понадобятся ещё инструменты для их защиты.

Знакомая история?

Так происходит каждый день во многих организациях. И даже Microsoft 365 со всем своим расширенным спектром инструментов и функций для взаимодействия не помогает. Как и в случае с электроинструментами, со временем можно понять тонкости и пользу каждого из них. Но многие ли из нас по-настоящему разобрались, как лучше всего пользоваться нужными нам инструментами? И многие ли из нас пошли дальше и согласовали с коллегами, как их использовать слаженно?

Не расстраивайтесь, если ваш ответ на эти вопросы отрицательный. Для всего этого необходимо время, которого у нас как раз нет. Как показывает практика, нехватка времени на фокусировку и сложный спектр цифровых рабочих инструментов являются наиболее частыми преградами для цифровой производительности.

Это уловка-22: для получения большего времени на фокусировку необходимо время на упрощение использования этих инструментов. Вместо этого мы добавляем ещё и ещё инструменты в нашу цифровую рутину, что больше размывает наш фокус и увеличивает время выполнения работы.

Ещё инструменты, ещё и ещё…

Переусложненное согласование стало частой причиной стресса и низкой продуктивности. Программное решение обычно предлагается в виде ещё одного нового чудесного инструмента, который возьмет на себя работу всех других и выполнит её лучше. Может быть, так и будет. Но если продолжить использовать старые, это не поможет.

Электронная почта популярна не просто так. Она работает. Она является гарантией того, что ваше сообщение достигнет адресата мгновенно, без необходимости подключаться куда-то ещё и выполнять другие дополнительные действия. Однако, она не подходит для совместной работы, принятия решений и выполнения управленческих задач. Поэтому мы вынуждены применять инструменты более подходящие для этих задач. Это могу быть Teams, Planner, OneNote, виртуальные доски Miro и так далее.

И что же обычно происходит? Мы добавляем эти инструменты к уже существующим и оставляем сотрудника самого разобраться, как лучше всего работать с этим «цифровым компотом». По мере добавления новых инструментов в эту смесь ситуация лишь ухудшается, и снова потребуется ещё одно средство их согласования.

Давайте действовать!

Очевидно, что нужно отказаться от некоторых инструментов. Замечательно, тогда я буду работать без электронной почты, а с коллегами общаться через сообщения в Teams channel.  Подождите, некоторые продолжают отправлять мне email письма, а мой начальник не отвечает на мои сообщения в channel.

Для координирования работы команды мы используем Planner, хотя один из нашей команды так и не выполнил задание, которое должен был сделать 37 месяцев назад. И так далее.

Рабочий процесс нельзя изменить в одиночку

Мы не можем одни изменить процесс работы. На нас влияют и привычки наших коллег, и ожидания начальства. Это объясняет, почему мы продолжаем добавлять инструменты и использовать их так несогласованно и непродуктивно.

В вышеприведенных примерах видно, что наше взаимодействие можно сделать более эффективным, а большинство задач из этих ситуаций можно было выполнить в одном месте в одно время. А может быть и в разное время, тоже.

Когда сделать что-то в одиночку не получается, нужно работать вместе. Создавая больше связей с другими командами или создавая нормы для всей компании, нужно остановиться и посмотреть на то, как мы работаем, и сравнить с тем, как бы можно было работать.

На командном уровне:

уделите время на согласование всей командой устава или соглашения. Чего-то, что создает слаженность и отвечает нуждам команды, например, как связываться друг с другом в срочных ситуациях, какой формат собраний выбирать для разных ситуаций, сколько времени рекомендуется посвящать фокусировке (focus time).

С другими командами, взаимодействующими с нами:

нужно прийти к соглашению по некоторым особенно важным инструментам или функциям, чтобы координировать работу и делиться ключевыми знаниями. Здесь можно согласовать инструменты планирования, такие как Planner или Trello. Стоит решить, работаем ли мы все вместе в Teams для определенных заданий или используем Viva Engage для создания сообществ с совпадающими интересами, или вообще оставляем электронную почту.

На уровне организации:

позвольте командам самим проводить изменения и предоставьте им и их членам инструменты, чтобы они могли делать взвешенный выбор. Установка жестких рамок, как например обязательное количество дней, отработанных в офисе, не способствует нахождению выхода из коммуникационной и технологической неразберихи.

Если нам дать и разрешение на изменения, и простые способы их проведения, корректировки на базовом уровне могут иметь значительное воздействие. Команды одна за другой могут выбрать нужные инструменты, практику и то, от чего отказаться. Иначе, мы просто продолжаем добавлять новые инструменты. И неудивительно, что смешанный тип работы оказывается так трудно внедрять. Необходимо упростить работу, чтобы она стала эффективной. И для производительности польза тоже очевидна: согласно одному исследованию, можно сэкономить до четырех часов в неделю, если контент и беседы будут в одном и том же месте. Зачем же мы тогда мы используем пять разных приборов, чтобы скосить траву на газоне, когда достаточно лишь одного? Нам всего лишь надо определить, какой из них нам больше подходит в зависимости от наших нужд и нужд сада.

Перевод статьи Too Many Tools Are Stifling Productivity из reworked от Andrew Pope, 19.07.2023.