Управление или слежка: как найти баланс в мониторинге удалённых сотрудников?

Контроль сотрудников стал нормой в удаленном и гибридном режиме труда.  Но мониторинговые программы не являются заменой успешного управления удаленной работой кадров.

В то время, как руководители продолжают контролировать деятельность и работу своих удаленных и гибридных команд, поставщики технологий предлагают больше и больше соблазнительных вариантов улучшенного мониторинга сотрудников. Работодатели теперь могут отследить всё от нажатий клавиш и сканирования пропуска до GPS положения и тому подобного. Организации могут при помощи технологий даже делать снимки экрана для проверки, не посещает ли их персонал сайты, не связанные с работой, или установить веб камеры, чтобы проследить, что сотрудники находятся на своём рабочем месте.

По данным недавнего исследования ExpressVPN, 78% работодателей применяет специальные программы для отслеживания онлайн деятельности сотрудников и их производительности. А 73% респондентов признали, что сохраненные записи звонков, сообщений или электронной почты персонала оказали влияние на оценку их эффективности.

Ещё одно недавнее исследование, проведенное  The New York Times,  показало, что 8 из 10 крупнейших частных работодателей США применяют технологии для контроля производительности.

И хотя многие их них утверждают, что они собирают подобную информацию только для обеспечения соблюдения законов, защиты от кибер преступлений, улучшения работы и признания достижений команды, эксперты полагают, что в этом процессе часто имеется некая прозрачность. Она может неблагоприятно воздействовать на вовлеченность сотрудника и подтолкнуть его к выходу.

Так где же граница между приемлемым и чрезмерным мониторингом сотрудника?

Проверка работника становится обыденным делом

Профессор в области человеческих ресурсов и управленческих консультаций из Университета Онтарио Доктор Наук Nita Chhinzer  объясняет, что нет ничего нового в контроле членов команды. По её словам, электронный мониторинг практикуется уже несколько десятилетий, единственное новшество — более замысловатые системы. В качестве примера она приводит Starbucks и McDonald’s, где технологии определяют скорость обслуживания, время промедления и время, требуемое на выполнение заказа, для каждого сотрудника на уровне относительно реального времени. Таким образом, это уводит нас от идеи персонализации работы к крысиной гонке, где только наши показатели имеют значение.

Система показателей может быть полезной для компаний. Например, если признанная система, основанная на уровне работы, покажет, что некий сотрудник может продать одежду на 100 долларов за один час, организации могут взять это за ориентир вместо среднестатистической цифры.

Но здесь не обходится без недостатков. Электронный мониторинг создает обстановку, которая лишь закрепляет перегрузку из-за этих механизмов непосредственного отслеживания.

Недавно CNIL, Французская Национальная комиссия по информатике и свободам, оштрафовала компанию Amazon на 34.5 миллиона долларов за чрезмерный контроль 20 000 работников их французского склада с применением «чрезмерно навязчивой» системы. Сотрудникам в этом случае выдавали специальные сканеры, контролирующие качество их работы и время перерывов. CNIL посчитала незаконной необходимость отчитываться за перерывы.

По мнению Chhinzer, работников беспокоит безопасность труда и непонимание того, следят ли за ними или нет и как это делается, только лишь усугубляет эти чувства. В сегодняшней обстановке неопределенности люди чувствуют себя мишенью. Многие опасаются, что подобные меры будут использованы как инструмент для обоснования их увольнения. И даже несмотря на обещания руководителей применять эти средства только при наличии законной причины, люди говорят, что нет четкого её определения, и они обеспокоены возможностью использования таких мер в качестве механизма избавления от сотрудников.

Важность прозрачности для сохранения доверия

Отслеживание таких моментов, как посещение и щелчков мыши, может способствовать формированию культуры, основанной на недоверии, где персонал находится в состоянии стресса из-за постоянной слежки. Alexandra Levit, исследователь будущего работы из Чикаго, считает, что вместо этого следует найти баланс между необходимостью обосновывать разумный мониторинг и поощрением положительной вовлеченности и благополучия.

Мы можем отслеживать разные вещи и стремление это делать вызвано желанием ген.директоров, чтобы их сотрудники возвращались в офисы 5 дней  в неделю, но добиться этого не получается. Сотрудники приходят  2-3 дня, а руководители волнуются, чем те занимаются в оставшееся время. Контроль работников решает проблему такого беспокойства, но стоит ли оно того?

Это очень щекотливая проблема для персонала, так как большинство из них понятия не имеет, для чего за ними следят. Они не понимают причин этих мер, вот почему они в таком шоке. Именно над этой областью неплохо бы поработать, осталось убедить руководителей быть прозрачными в этом вопросе.

Chhinzer рассказывает, что хотя провинция Онтарио и приняла закон о труде в интересах трудящихся в 2022 году, который обязывает компании с количеством сотрудников более 25 ставить последних в известность по поводу своей политики электронного мониторинга, он недостаточно глубокий. Она считает, что всё это пустые слова. Согласно этому закону, сотрудникам нужно дать знать о своей политике электронного контроля, но непонятно, что конкретно та должна предполагать.  Получается, что персонал просто должен быть в курсе, что компания ведет электронный мониторинг, но у вас полная свобода определять, что отслеживается и как. Выходит так, что если кто-то почувствует, что его право на неприкосновенность частной жизни было нарушено, придется пройти через определенные каналы, нанять юриста, обратиться в профсоюз. Здесь нет дополнительной защиты.

Если вы мониторите, делайте это по правильным причинам

Цель — вот, что важно, если компания использует контролирующие программы. Если единственная задача руководителя — найти тех, кто отлынивает от работы, а затем сделать им выговор, вряд ли это способствует удержанию сотрудников или мотивации. Как заметила  Chhinzer, проверка переключения мышки и нажатий клавиш — это какой-то слабый предсказатель производительности, она ничего не измеряет.

Однако, если эта технология применяется для улучшения рабочего процесса в масштабах всей компании или для помощи в определении ранних признаков перегрузки и выгорания, сотрудники это поймут и примут.

Есть варианты законной слежки, и она часто касается безопасности сотрудника. К примеру, у вас кто-то работает в изолированной или опасной обстановке. Или же вы используете систему видеонаблюдения для защиты персонала от чего-то, здесь всё делается для охраны труда и по технике безопасности, что приносит большую пользу. Таким же образом можно отслеживать здоровье и благополучие персонала.

Если менеджер замечает, что каждый день некий сотрудник, работающий удаленно, подключается с полуночи до 3 утра и завершает работу через 12 часов, это можно считать признаком нездорового подхода к труду и поводом для размышления.

Chhinzer предупреждает, что сами сотрудники оценивают не благие намерения организации, которые для них неопределенны и неосязаемы, а лишь положительные результаты принятия корпоративных решений.

Итак, как только мы заявим персоналу, что намереваемся использовать все это во благо, но кого-то уволят из-за подобного подтверждения их непродуктивности, о результате оценки этого человека будут судить в зависимости от законности подобных действий.

И если даже из добрых побуждений организация не оглашает мониторинга своих работников, данное молчание провоцирует ощущение дезинформации и недоверия, создавая ощущение, что компания вредит своим сотрудникам.

Не собирайте данные просто потому, что есть такая возможность

Вероятность того, что персонал одобрит такой мониторинг, будет выше, если они поймут мотивы подобных мер, как считает Alexandra Levit.

Определите четкую деловую причину желания знать всю эту информацию. Задайте себе вопросы: Для чего мы это применяем? Какую проблему мы надеемся так решить? А затем четко и ясно донесите свои намерения до сотрудников.

Проблема в том, что очень немногие организации знают, зачем они этим занимаются. И мало кому это вообще нужно.

Levit задает вопрос, имеет ли значение, что сотрудники играют в SimCity два часа в рабочее время, если они всё равно выполняют свою работу, достигают поставленных перед ними целей и задач организации. Постоянным руководителям очень трудно принять идею, что им необязательно знать, чем сейчас занимаются их подчиненные.

Levit отмечает, что из-за увеличения риска падения уровня вовлеченности и жалоб на потерю конфиденциальности по причине мониторинга руководителям следует подумать, не стоит ли им лучше направить свои финансовые вложения в формирование надежного опыта сотрудника, который способствует автономии и доверию при понимании точки зрения их сотрудников. 

Она предлагает собрать фокус группу и объявить, что есть новая компания в области HR технологий, и они могут отследить ваше самочувствие. Затем можно разобраться, что думают по этому поводу ваши сотрудники, и только потом внедрять эти технологии. Компаниям следует принимать такие решения вместе с самими работниками, а не навязывать им их. Сделайте так, чтобы ваш персонал захотел выполнять свою работу наилучшим образом, чтобы он соответствовал ожиданиям.

Куда двигаться дальше

Контроль сотрудников — очень типичное явление, но во времена нехватки кадров, когда люди могут сами выбрать себе работу, отрицательное воздействие подобной практики на вовлеченность и удержание может попросту перевесить всю пользу от таких мер.   

Chhinzer поясняет, что руководителям пора проснуться и престать надеяться, что технологии будут контролировать качество работы. Менеджеры пока не знают, как им управлять гибридными рабочими местами, удаленными сотрудниками и работниками умственного труда. Они полагают, что если измерят нажатия клавиш или отработанные часы, то поймут, что сотрудник А продуктивнее сотрудника Б. Тем не менее, это всё не является показателем производительности или качества работы. Технология никогда не заменит настоящего руководителя.

Перевод статьи Every Step You Take, Every Mouse Click You Make, I’ll Be Watching You от Wendy Helfenbaum, 27.02.2024