Онбординг новых сотрудников на гибридном режиме работы

Во время пандемии компании по всему миру начали искать новые способы организации труда, которые поставили под сомнение привычные представления о том, как и где именно должна выполняться работа. Многие компании, включая Microsoft, оценили преимущества гибкого графика и решили дать сотрудникам возможность продолжать работать в гибридном формате, при этом учитывая интересы организации.

Один из аспектов работы, который изменился в эпоху удалённой работы и продолжает развиваться, — это онбординг. Этот ключевой момент позволяет новым сотрудникам наладить связи с руководителем и командой. Многие компании адаптировались к удалённому онбордингу и продолжают принимать новых сотрудников таким образом, в то время как другие возвращаются к очным программам. Мы задали себе вопрос: каков идеальный способ онбординга сотрудников сегодня? И, главное, как обеспечить, чтобы новые сотрудники успешно интегрировались в компанию — чтобы они чувствовали энергию и мотивацию для выполнения значимой работы — и при этом сохраняли гибкость?

Наше недавнее исследование, основанное на анонимных данных сотрудников Microsoft, показывает, что новички успешнее адаптируются, когда они чувствуют поддержку в выборе оптимального для себя режима работы — как по времени, так и по месту. Онбординг — это важный этап для построения связей с новым руководителем и командой, и несколько дней личного общения дают уникальные преимущества. Однако требование к новичкам постоянно присутствовать в офисе не гарантирует успеха.

Чтобы помочь руководителям установить нормы и лучшие практики онбординга, мы выделили три ключевых инсайта из нашего исследования, которые способствуют позитивному опыту сотрудников и облегчают процесс обучения в гибридном формате онбординга.

Несколько дней в офисе приносят пользу при адаптации

Наши данные показывают, что по сравнению с новичками, которые никогда не встречались со своим руководителем или командой лично, те, кто провёл один или два дня в месяц с руководителем и командой в течение первых 90 дней, отмечают:

• Более активную роль своих руководителей (+6%);
• Выполнение более значимой работы (+4%);
• Большее удовлетворение процессом онбординга (+5%).

Эти результаты свидетельствуют о том, что личные встречи в период онбординга полезны. Возможность встретиться с руководителем и командой помогает строить отношения, улучшает коммуникацию, развивает чувство уверенности в своих задачах, обеспечивает более сильную поддержку от коллег и в целом повышает ценность процесса онбординга.

А позитивный опыт онбординга важен для удержания сотрудников: наши данные показывают, что новички, довольные своим онбордингом спустя 90 дней, в два раза чаще остаются в компании через полтора года.

Однако пребывание в офисе большую часть времени (более 60% рабочих дней) не приносит дополнительной пользы ни для краткосрочных (первые 90 дней), ни для долгосрочных (первый год) результатов онбординга. На самом деле, новички, которые часто видели свою команду (более 30% рабочих дней), сообщили о значительном снижении показателей по двум важным критериям 90-дневного онбординга — соответствие ожиданиям от работы (-5 процентных пунктов) и вклад в успех команды (-6 процентных пунктов). Более того, в течение первого года те новички, которые регулярно приходили в офис (более 60% рабочих дней), отметили меньшие возможности для обучения (-5%) и снижение самооценки продуктивности (-9%), что указывает на то, что частое присутствие в офисе может снижать время на концентрацию, критически важное для долгосрочного обучения и усвоения знаний.

Наши данные показывают отсутствие различий в восприятии карьерного опыта, развитии новых навыков, уровня энергии от работы и получаемой поддержки со стороны руководителей в первый год у тех, кто прошёл онбординг удалённо, и тех, кто прошёл его в офисе.

Некоторым группам сотрудников нужно больше дней в офисе для адаптации

Потребности новых сотрудников различаются, и они могут требовать разных подходов к процессу онбординга. Согласно нашему исследованию, преимущества очного онбординга зависят от уровня опыта новичков. В сравнении с теми, кто находится на раннем этапе своей карьеры и проходит онбординг удалённо, новички, которые регулярно посещают офис:

• Получают больше энергии от работы (+9%);
• Считают свою работу более значимой (+7%);
• Чувствуют себя более включёнными в коллектив (+5%).

Эти результаты показывают, что начинающим свою карьеру сотрудникам может понадобиться больше личных взаимодействий в рамках онбординга, чтобы лучше понять ожидания от работы, прочувствовать корпоративную культуру и разобраться, как добиться успеха в новой среде. В то же время, новички с большим опытом в отрасли не получают таких же преимуществ от частого посещения офиса.

Чтобы помочь новым сотрудникам на раннем этапе карьеры добиться успеха, Microsoft разработала программу Aspire Experience, которая представляет собой двухлетний путь обучения и развития, направленный на рост, построение сети контактов и изучение карьерных возможностей внутри компании. Эти мероприятия проводятся как в очном, так и в гибридном формате. Основываясь на наших исследованиях, мы скорректировали место, формат и время проведения программ и мероприятий в рамках Aspire Experience. Например, в рамках программы Microsoft Aspire, мы пригласили всех участников первого года обучения посетить наш главный кампус.

Предоставление таких специально организованных возможностей для новичков на раннем этапе карьеры позволяет создать чувство значимости работы и связи с командой, в то время как более опытным сотрудникам даётся гибкость в выборе оптимального для них режима работы, что способствует повышению продуктивности и освоению новой роли.

Продуманный подход к онбордингу

Хотя индивидуальные подходы к разным группам новых сотрудников полезны, для максимальной отдачи от программы онбординга важно предоставить ресурсы, которые принесут пользу всем новичкам. Ключевые факторы, которые играют решающую роль, включают чёткость в определении обязанностей, обратную связь по результатам работы и доступ к ресурсам, помогающим отвечать на возникающие вопросы. Новички, которые получают эти важные элементы онбординга:

• В 3-4 раза чаще вносят вклад в успех команды в течение первых 90 дней;
• В 5-7 раз чаще остаются довольны своим опытом онбординга.

Важно, чтобы руководители действовали осознанно: обеспечивали структуру, согласовывали ожидания от работы, назначали новичкам наставника, устанавливали ключевые этапы онбординга, регулярно давали конструктивную обратную связь и предоставляли список необходимых ресурсов. Новые сотрудники, чьи руководители активно участвуют в их онбординге, в 3,5 раза чаще остаются довольны своим опытом и в 1,5 раза чаще ощущают, что вносят вклад в успех команды. В гибридной среде роль руководителя в процессе онбординга становится ключевым фактором удовлетворённости новых сотрудников.

В Microsoft, помимо стандартных материалов для онбординга, мы разработали комплект инструментов Flexible Work Toolkit, чтобы обеспечить наших руководителей информацией и ресурсами, которые помогут учитывать индивидуальные стили работы сотрудников и предлагать максимальную гибкость. В этот набор входят ресурсы о том, как поддерживать сотрудников в гибридной среде, использовать соглашения внутри команды для балансировки индивидуальных и командных потребностей, а также устанавливать чёткие ожидания в отношении совместной работы. Это помогает новым членам команды быстрее адаптироваться, определять ключевые моменты для личных встреч и использовать инструменты для проведения эффективных и инклюзивных гибридных совещаний.

В конечном итоге, сотрудники выигрывают от сочетания лучшего из обоих миров: гибкости в работе и личных встреч. Наши исследования показывают, что определённое количество времени в офисе имеет значение, но увеличение этого времени не обязательно приносит больше пользы. Вместо этого, чтобы добиться максимальной эффективности онбординга, важно действовать осознанно, создавать структуру и предоставлять возможность для личных встреч, при этом давая новым сотрудникам свободу выбора формата работы, который наилучшим образом способствует их успеху в нашем гибридном мире.

Перевод статьи Onboarding New Employees in a Hybrid Workplace от Dawn Klinghoffer, Karen Kocher, and Natalie Luna, 05.06.2024