Как проверить своё цифровое рабочее место

Мы все устали то постоянных переключений.  Согласно одному из исследований Harvard Business Review, в среднем сотрудники переключаются между 35 нужными для работы приложениями более 1200 раз в день. Кажется, что количество компаний, предлагающих все нужное для цифровых рабочих мест, бесконечно. Если добавить к этому переход на удаленную и смешанную работу, то получается ситуация, где у многих организаций переполнен технический арсенал.

Это вполне очевидно, что на поддержание его работы тратятся внушительные финансовые средства, а цифровые нестыковки отражаются на производительности, что ещё более усугубляет потери дохода. Пора руководителям присмотреться, что именно им нужно, а от чего лучше отказаться.

Перегрузка приложениями и нормальный беспорядок

Инструменты для цифрового рабочего места резко возросли в популярности во время пандемии, когда работники стремились решить проблемы, связанные с удаленной работой. Тем не менее, в спешке купленные помощники с тех пор изменились или стали неактуальными.

Главный аналитик в компании «Forrester» Эндрю Хьюит пояснил, что в 2020 году они многое обновили, и теперь 3 года спустя они повторят эту операцию. При этом они замечают рост нового типа способностей, таких как генеративный ИИ, а это ещё больше усложняет рабочее место в целом.

По словам Кристофера Линда, главного специалиста по обучению в ChenMed, перегрузка приложениями не обязательно является результатом наличия бесполезных инструментов на рабочем месте, ибо порой они приносят больше пользы.

Он рассказал, что в какой-то степени это нормальный беспорядок, потому что сотрудники решают реальные проблемы в командах своей организации. Но в результате люди утомляются из-за незнания контекста подобных вещей.

В некоторых случаях виноваты и продавцы, и покупатели приложений, так как многим руководителям не достает технического чутья, а продавцы завышают свои обещания, когда предлагают свои разработки.

Кроме раздражения из-за перехода между приложениями большой технический арсенал увеличивает угрозу безопасности организаций. Когда люди перешли на удаленную работу, информация перестала быть закрытой в центре корпоративных данных и стала разбрасываться вовне. И когда уровень сложности растет, информацией все ещё возможно управлять и сохранять её в безопасности тоже, но это определенно становится тяжелее.

Кто должен это проверять?

В чьи обязанности входит проведение подобной проверки?

Это трудно, ведь вам нужен кто-то понимающий бизнес, технологии и людей. Таких тройных специалистов надо поискать. Хотя это важнейшая задача руководителя высшего звена, которая должна осуществляться своим собственным специалистом, для многих организаций лучше будет привлечь стороннего эксперта, который сможет взглянуть на ситуацию компании целостно и подсказать, где необходимо провести улучшения и где нет.

По словам Хьюита, это лишь подчеркивает важность DEX команд, отвечающих за цифровой опыт сотрудников. Они выполняют большую работу, чтобы понять, чем персонал пользуется активно, и каковы эмоции сотрудников по отношению к используемым ими приложениям. Такие команды исследуют, где приложения пересекаются, и где можно их оптимизировать, объединив в одно.

На какие вопросы нужно ответить?

Как только определен тот, кто отвечает за оценку имеющегося набора цифровых инструментов, организации в ходе аудита стоит найти ответы на следующие вопросы:

— Не мусор ли это?

Это особенно важно для инструментов, в которые вложились во время пандемии, но которые стали бесполезны, оставаясь при этом в системе.

— Как часто мы ими пользуемся?

Необходимо понять, пользуются ли инструментами и приложениями ежедневно, еженедельно, ежемесячно или даже реже этого, чтобы четко понять ситуацию.

— Каково экономическое обоснование?

Нужно собрать мнения сотрудников и понять, какие из приложений они считают критически важными, не учитывая частоту их использования.

— Чего мы стремимся достичь?

Требуется понимание, какие результаты компании стремятся получить путем применения определенной технологии или инструмента, и действительно ли получается продвигаться в направлении этих целей.

— Какие зависимость есть у приложения?

Нужно понять, не усложнит ли удаление какого-то приложения работу с другими, которые остаются.

Удалить или оставить?

Хотя показатели использования разных инструментов могут помочь определить, что стоит убрать, но не все так просто.

Вполне может быть, что удаление возможно, но всё ли вы проверили? Или же у приложения или инструмента есть потенциал к ликвидации незакрытых пробелов? Он или оно уже в системе, а использовать что-то, имеющееся в наличии, гораздо проще, чем вносить что-то новое.

Компаниям также стоит определиться, хотят ли они использовать платформу или всего лишь точечные решения на своих цифровых рабочих местах.

Кроме того, в цифровой сфере одна из самых обсуждаемых тем:  сколько можно приобрести у одного крупного поставщика и сколько требует поиска лучшего решения. Тогда как многие компании выбирают крупных разработчиков, таких как Microsoft или Google, для всего нужного на цифровых рабочих местах, может оказаться так, что вместо этого выгоднее будет приобрести инструменты других производителей.

По словам Хьюита, по финансовым причинам компаниям хочется, чтобы сотрудники применяли инструменты, пользованию которыми их обучили. Но если ситуация складывается так, что персонал использует ещё какое-то дополнительное приложение и считает его более полезным, имеет смысл этот инструмент сохранить.

Таим образом, нужно помнить, что невозможно починить всю цифровую экосистему мгновенно, поэтому стремитесь донести до руководства и команды, что подобный проект может занять порой даже больше года. Зачастую людям не нравится отсроченное решение вопросов, но здесь придется двигаться шаг за шагом.

Перевод статьи You Might Need to Audit Your Digital Workplace. Here’s How от 09.11.2024, Nidhi Madhavan