Сколько вы платите за собрания?

В начале этого года компания Shopify стала известна своими отменами собраний. Для многих это показалось предвестником  провала (Должно быть, дела совсем плохи, раз отменяют собрания). Вместо этого в организации произошел значительный рост производительности.

К сведению, эта компания, специализирующаяся на торговле в интернете, отменяла не все встречи коллектива. Что отменилось, так это повторные встречи трех или более человек и собрания по средам, а менеджеров попросили их ограничить, оставив лишь самые нужные.

Результаты, заявленные компанией, были следующие: в течение года планируется сэкономить около 322 000 часов времени, что увеличит количество проектов на 25%. Подобный рост продуктивности произошел не только в Shopify.

В книге «Неотвлекаемые» как раз и говорится о том, что чрезмерное количество собраний отвлекает от работы больше всего, и является признаком плохо отлаженной работы на местах. Они ослабляют боевой дух сотрудников и вредят всей организации. По данным одного исследования, компании могли быть сэкономить 25 000 долларов в год на одного работника, просто отменив посещение ими ненужных собраний.

Любая организация может улучшить продуктивность, более тщательно отбирая необходимые для посещения встречи. И нет необходимости полностью копировать политику компании Shopify. Можно попросту найти свой собственный фильтр для собраний, оставляя лишь ценные и полезные для сотрудников, команд и организации в целом.

Ниже приводится несколько принципов фильтрации собраний так, чтобы они помогали вашей компании.

Уберите собрания, которые таковыми не являются

 Организациям необходимо четко сформулировать, что именно считается собранием. Первичной целью рабочей встречи должно быть нахождение консенсуса по какому-то вопросу. Если на встрече команды такого не происходит, это не собрание.

Например, социальные взаимодействия не являются собраниями. И объявления от лица компании тоже ими не являются, их проще отправить по электронной почте. Нет хуже встречи, где участники понимают, что всю эту информацию можно бы просто отправить на почту.

Сократите коллективные обсуждения до парных

Мозговой штурм в больших группах людей — одна из главных причин напрасно потраченного времени на собраниях.

Есть две причины, почему следует уменьшить количество людей, участвующих в обсуждении, до двух. Во-первых, в больших группах находится самый громкий и доминирующий участник, который заглушает остальных в обсуждении. Во-вторых, крупные группы мозгового штурма значительно менее продуктивны, чем индивидуально размышляющие сотрудники.

 И вообще, подобные сессии не обязательно устраивать лично. Более эффективным подходом будет отправить сотрудникам сообщение с проблемой на их почту и попросить их предложить свои идеи решения к определенному сроку.

Ставьте в приоритет сообщения, а не собрания

Чтобы понять, нужно ли устраивать собрание или нет, отнесите информацию для распространения к одной из двух категорий: требующую или не требующую одновременного общения с сотрудниками.

Одновременное взаимодействие в ходе собрания, или обмен информацией в реальном времени, нужно оставить только для принятия решений. Собрания — конечный этап принятия решений, не начальный. В ходе таких встреч команда рассматривает все относящиеся к делу факты и определяет курс действий. До самого собрания все обсуждения вопроса должны проходить несинхронно.

 Асинхронное взаимодействие предполагает промежутки времени между моментами отправления сообщения и её получения адресатом, плюс реакцией на него по электронной почте или, например, в Slack сообщениях. Передача информации таким образом позволяет людям её впитать и переварить в удобное для них время.

Синхронное взаимодействие в виде собраний должно быть редким. Преобладающей формой взаимодействия следует сделать несинхронную, что как раз и можно наблюдать в компании Shopify.

Требуйте подготовки к собраниям

Назначать собрания сейчас очень легко, поэтому в большинстве организаций их слишком много. Избегайте ненужных путем установки требования к их организаторам сначала провести подготовительную работу. Смысл в том, чтобы назначить встречу всего коллектива было трудно. Пойдут на такое только те, у кого на это есть действительно серьезная причина.

Прежде чем назначить собрание его организаторы должный пройти следующие шаги:

1. Искать ответ по несинхронным каналам.

2. Раздать план встречи, где расписано, как именно участники будут решать проблему.

3. Подготовить в письменном виде документ в 1-2 страницы с описанием проблемы, её причинами и лучшими рекомендациями для её решения.

Эти три шага не только помогают отсеять ненужные собрания, но и сделать их короче, так как к делу получается приступить быстрее.

Краткость — сестра таланта

• Единственная цель собрания — достичь консенсуса. Обычные социальные взаимодействия, обновление информации и мозговой штурм к собраниям не относятся.
• Предпочтительнее асинхронное взаимодействие для донесения информации. Собрания с обязательным личным присутствием, или синхронное взаимодействие, должны быть редки.
• Организатор собрания сначала должен применить асинхронные каналы, составить план собрания и подготовить специальный документ с ним.

Таким образом, вышеперечисленные принципы помогут вам начать обсуждение по сокращению собраний в организаций. Только не надо для этого назначать встречу коллектива.

Перевод статьи What Are Meetings Costing You? из ReWorked от Nir Eyal от 25.10.2023