Онбординг: где баланс между технологиями и человеческим фактором?

Традиционно, процесс адаптации на новом рабочем месте (известный как онбординг) включал заполнение всех необходимых документов и выполнение всех административных процедур, необходимых для начала работы. Теперь организации рассматривают онбординг как один из ключевых моментов в взаимоотношениях между работодателем и работником.

В течение последних нескольких лет в центре внимания было правильное проведение процедур адаптации, особенно в случаях, когда не все можно было проводить лично. В процессе онбординга технологии играют вспомогательную роль, но сейчас они все чаще и чаще определяют опыт сотрудника в первые дни работы в компании.

Технологии необходимы и для упрощения процесса. В ходе получения заявления, проведения собеседования и приглашения на работу мы получаем много информации, которая затем должна пройти через информационную систему HR, чтобы новому работнику избежать ненужной бумажной волокиты.

Стремление быстро ввести новых работников в курс дела также теперь может быть более успешным благодаря автоматизации и искусственному интеллекту. Но процесс онбординга на этом не заканчивается. Живое общение лицом к лицу одинаково важно, особенно когда дело касается корпоративной культуры. Здесь главная сложность заключается в нахождении правильного баланса.

Как правильно проводить онбординг

Полная адаптация сотрудников на новом рабочем месте — это звучит довольно просто. Но на деле лишь 12% персонала считает, что их компаниям это удаётся (данные исследования 2019 года). И только 29% сотрудников чувствовали себя полностью подготовленными, чтобы преуспевать на своей должности, после прохождения онбординга.

Согласно этому исследованию, онбординг привязан к подготовке и эмоциям работника. Так, те, кто заявил, что их онбординг прошел безупречно, в 3,3 раза чаще считали свою работу «хорошей или лучше, чем ожидали.»

Организации двигаются на пути к успеху, когда их новым сотрудникам комфортно и у них есть все инструменты для выполнения работы, когда они могут взаимодействовать со своими коллегами и понимают, как их личный вклад влияет на цели всей компании. Так например, пользователи  MeBeBot используют своего ИИ ассистента для знакомства со своими новыми работниками и предлагают помощь с их типичными вопросами по онбордингу, неважно работают ли они на гибриде, удаленно или ходят в офис. Такими вопросами могут быть «как мне получить бейджик для офиса» или «когда мне выдадут мою страховую карту». Чат-бота можно сравнить с опытным коллегой у вас в кармане, который помогает новым сотрудникам быстрее адаптироваться.

Не всё в виртуальном формате

Хотя технологии и помогают уменьшить количество бумажной работы при оформление сотрудников, процесс онбординга выходит за цифровые рамки.

Во внутренней программе компании iCIMS новые сотрудники проходят три дня виртуального или смешанного онбординга, а потом работают со своей командой и менеджером. В первые 30 дней есть точки взаимодействия, где им объясняется пакеты бонусов, презентуют продукцию и культуру компании, то есть информация доносится до них постепенно во избежание перегрузки.

В этой компании новички получают важные материалы по почте. Объединение информации в одном месте позволяет сотрудникам двигаться в своем темпе обучения. Они могут самостоятельно почитать материалы до вводной встречи или сначала вживую поучиться у эксперта в данной области. В любом случае, вся информация у них в электронном ящике и к ней можно вернуться и позже.

Когда приходит время командам встретиться лицом к лицу, iCIMS дает своим руководителям и менеджерам по найму план того, что нужно донести до новых подчиненных за 30, 60 и 90 дней. И знакомство новичков с полученной фоновой информацией помогает в подобных встречах с глазу на глаз, которые являются частью онбординга.

Не важно, к какой категории принадлежит новый сотрудник — работающих ли полный рабочий день или на полставки, является ли он линейным менеджером или принадлежит к старшему звену управления — человека необходимо правильно адаптировать и познакомить с культурой компании. И не важно, сколько времени у вас на это — 3 часа, 4 дня или 90 дней.

Онбординг должны проходить все, даже сезонные работники, хотя их время получения всей информации будет другим ввиду меньшего количества времени, проводимого ими в организации. Им необходимо быстро понять, что включают их обязанности, при этом  им также существенно важно чувствовать себя значимой частью компании. Если этого не произойдет во время онбординга, они могут запросто уйти через три дня, приняв предложение другой организации, просто потому что они не почувствовали себя нужными и вовлеченными в общие цели и идеи компании.

Создание точек культурного соприкосновения

Некоторые сведения просто невозможно передать в виде презентации. Это касается культуры компании, а именно коммуникации и норм поведения на рабочем месте. Здесь поможет общение новичков с другими членами команды виртуально и, когда возможно, лично.

Например, новеньких в iCIMS приглашают на обед с одним из членов команды для лучшего взаимодействия и понимания культуры компании. Некоторые из новых сотрудников даже посчитали подобное обеденное общение самой любимой частью своего опыта в компании.

Конечно же важно учитывать, где именно работают новички, удаленно или даже в другой стране, чтобы создать стабильный опыт. Если мы успешно провели подобную работу в головном здании, но наша Индийская команда недополучила такой опыт, миссию мы не выполнили.

Компания iCIMS устраивает обеды и волонтерские мероприятия для сотрудников, сгруппированных по их местоположению, а для работающих удаленно выделяется специальное время для виртуального общения. Такие разговоры могут начаться с обсуждения домашних животных и жизни и перетекать в направление рабочих тем, например норм поведения на рабочем месте.

Но ничто не сравнится с живым общением с коллегами лицом к лицу и совместным времяпровождением. Большинство работодателей организует виртуальные ориентационные встречи для новеньких, а также предлагают возможность присоединиться к мероприятиям в реальной жизни.

По словам вице президента iCIMS Элисон Надо, расстановка приоритетов в пользу технического и цифрового онбординга имеет важное значение сегодня, так как помогает проводить процесс найма быстрее и способствует привлечению и удержанию кадров организацией.

Перевод статьи Balancing the Tech and the Human When Onboarding от Lauren Dixon, 13.09.2023